1.3: Контекст проекту

Цілі навчання

1. Визначте вплив типу організації на часові горизонти.
2. Порівняйте управління проектами та управління операціями.
3. Опишіть організаційні варіанти управління проектами.

На проект впливає тип організації, в якій ведеться проект, і як організація організована для управління проектами.

Організаційні пріоритети

Організації виконують соціальну роль для задоволення економічних, релігійних та управлінських функцій. Місцеві заводи, церкви та лікарні - це всі організації, які забезпечують певну соціальну чи громадську потребу. Заводи створюють багатство і робочі місця, церкви забезпечують духовні та загальні соціальні потреби громад, а державні організації надають правила та послуги, які дозволяють організувати суспільство. Ці організації мають різні погляди на час, і кожна організація розробляє оперативний підхід до досягнення мети організації протягом цього часового горизонту. Наприклад, релігійна група може почати будівництво собору, який займе кілька життів, щоб завершити роботу уряду переглядається під час виборів, і державна компанія повинна виправдовувати своє використання грошей щороку в річному звіті.

Організації працюють для ефективного та ефективного виробництва продукту чи послуги, що досягають мети та цілей організації, визначених ключовими зацікавленими сторонами - тими, хто має частку чи інтерес. Організація прагне розвивати стабільні та передбачувані робочі процеси, а потім вдосконалювати ці робочі процеси з часом за рахунок підвищення якості, зменшення витрат та скорочення термінів доставки. Загальне управління якістю, бережливе виробництво та кілька інших філософій та методологій управління були зосереджені на наданні інструментів та процесів для підвищення ефективності та ефективності організації. Історично ці методології зосереджувалися на створенні поступового та постійного вдосконалення робочих процесів. Зовсім недавно організації все частіше орієнтуються на покрокові зміни, які використовують переваги нових технологій для створення значного поліпшення ефективності або ефективності організації.

Часто ці ініціативи щодо підвищення організаційної ефективності або ефективності ідентифікуються як проекти. Економічні організації ініціюватимуть проект з виробництва нового продукту, впровадження або оновлення робочих процесів для значного зниження витрат на продукцію, або об'єднання з іншими організаціями для зниження конкуренції або зниження витрат та отримання додаткового прибутку. Соціальна організація, така як лікарня, може побудувати нове крило, впровадити нову послугу або розробити нові робочі процеси для зменшення витрат. Урядова організація може впровадити нову програму програмного забезпечення, яка ефективніше обробляє публічні записи, побудувати нову дорогу, щоб зменшити затори, або об'єднати департаменти для зменшення витрат.

Кожна з ініціатив відповідає нашому визначенню проекту. Кожен є тимчасовим зусиллям і виробляє унікальний продукт або послугу. Ефективне управління цими проектами передбачає застосування знань, навичок та інструментів управління проектами.

Управління операціями проти управління проектами

Одним із способів покращити розуміння управління проектами є протиставлення управління проектами з операційним управлінням. Будь то в економічній, соціально-релігійній чи урядовій організації, керівникам покладено обов'язок ефективного та ефективного досягнення мети організації. Як правило, менеджер економічної організації орієнтується на максимізацію прибутку і цінності акціонерів. Лідери соціально-релігійних організацій зосереджуються на ефективному та ефективному наданні послуг громаді чи округу, а урядові керівники зосереджені на досягненні цілей, встановлених урядовими лідерами.

Операційні менеджери орієнтуються на робочі процеси операції. Більш ефективні робочі процеси дозволять отримати кращий продукт або послугу, а більш ефективний робочий процес знизить витрати. Операційні менеджери аналізують робочі процеси та вивчають можливості для вдосконалення. Повне управління якістю, постійне вдосконалення процесів, бережливе виробництво та інші аспекти руху якості забезпечують інструменти та методи вивчення організаційної культури та робочих процесів для створення більш ефективної та ефективної організації. Операційні менеджери орієнтовані на процеси, орієнтовані на захоплення та стандартизацію вдосконалення робочих процесів та створення організаційної культури, орієнтованої на довгострокові цілі організації.

Менеджери проектів орієнтуються на цілі проекту. Успіх проекту пов'язаний з досягненням цілей проекту в межах строків проекту. Менеджери проектів спрямовані на цілі та чутливі до часу. Менеджери проектів застосовують інструменти та методи управління проектами, щоб чітко визначити цілі проекту, розробити план виконання для досягнення цих цілей, а також досягти етапів та дати завершення проекту.

Операційний менеджер може інвестувати 10 000 доларів США, щоб покращити робочий процес, який економить 3000 доларів на рік. За п'ятирічний період операційний менеджер покращив прибутковість операцій на 5000 доларів і продовжить економити 3000 доларів щороку. Керівник проекту однорічного проекту не міг генерувати заощадження для виправдання такого вдосконалення процесу і не інвестував ресурси для вивчення цього типу заощаджень.

Операційний менеджер створює культуру зосередження уваги на довгостроковому здоров'ї організації. Операційні менеджери з часом створюють команди, які зосереджуються на стандартизації та вдосконаленні робочих процесів, які шукають та виховують членів команди, які «впишуться», і які сприяють як ефективності команди, так і культурі команди. Менеджери проектів створюють команду, яка цілеспрямована і заряджена енергією навколо успіху проекту. Члени проектної команди знають, що призначення проекту є тимчасовим, оскільки проект, за визначенням, є тимчасовим. Члени команди проекту часто є членами організаційних команд, які мають більший потенціал для впливу на довгостроковий потенціал просування. Менеджери проектів створюють чіткі цілі та чіткі очікування для членів команди та прив'язують успіх проекту до загального успіху організації. Операційні менеджери довгостроково орієнтовані і орієнтовані на процес. Менеджери проектів спрямовані на цілі та орієнтовані на віху.

Організація для управління проектами

Оскільки управління проектами відрізняється від управління операціями, проекти найкраще обробляються людьми, які навчаються управлінню проектами. Цю експертизу можна отримати, найнявши зовнішню консалтингову фірму, яка спеціалізується на управлінні проектами, або шляхом розробки внутрішньої групи.

Деякі організації призначені для виконання проектів. Часто суб'єкти укладають контракти з інженерними та будівельними компаніями на проектування та будівництво своїх об'єктів або наймати компанії-розробники програмного забезпечення для розробки програмного рішення. Основні робочі процеси всередині цих організацій призначені для підтримки придбання та виконання проектів. Функціональні відділи, такі як оцінка, планування та закупівлі, створюють та підтримують основні компетенції, призначені для підтримки проектів. Здатність цих типів організацій успішно управляти проектами стає конкурентною перевагою на ринку.

Організації, призначені для виробництва продукції або послуг, також використовують проекти. Основні види діяльності поза нормальною роботою відділу або функціональних підрозділів організації або основних видів діяльності, що перетинають функціональні межі, стають проектом (тимчасове завдання, яке робиться для створення унікального продукту або послуги). Оскільки економічний тиск збільшує швидкість, з якою організації повинні змінюватися та адаптуватися до нових умов навколишнього середовища, лідери все частіше фрахтують проекти, щоб організація могла швидше адаптуватися. Застосування підходу до управління проектами збільшує ймовірність успіху, оскільки організації статутують проект для сприяння організаційним змінам, збільшення розробки та впровадження нових продуктів або підтримки злиття або позбавлення організаційних підрозділів.

Офіси управління проектами (PMO) з'явилися для сприяння розвитку організаційних знань, навичок та інструментів для внутрішнього статуту та управління проектами всередині організації. PMO варіюється за структурою та відповідальністю в залежності від підходу до управління проектами головної організації. На одному кінці спектру PMO несе повну відповідальність за проекти всередині організації від критеріїв та вибору відповідних проектів до підзвітності за виконання проекту. В організаціях, які роблять великі інвестиції в PMO, подається велика кількість проектів вдосконалення нових продуктів або процесів, а проектний офіс розробляє портфель проектів для управління протягом певного періоду, що максимізує використання організаційних ресурсів і забезпечує найбільшу віддачу від організація.

PMO можуть надавати різні функції для організації. Деякі можливі функції включають наступне:

• Управління проектами. Деякі організації підтримують менеджера проекту в рамках PMO, призначають менеджерів проектів з інших відділів, закуповують менеджерів проектів контрактів або практикують комбінацію всіх трьох.
• Центр передового досвіду. Проектний офіс може підтримувати політику та процедури управління проектами організації, підтримувати історичну базу даних, підтримувати найкращі практики та надавати навчання та спеціалізовану експертизу, коли це необхідно.
• Управління портфелем. Проектний офіс фактично контролює керівників проектів і контролює виконання проекту. Управління портфелем також включає визначення пріоритетності проектів на основі вартості для організації та ведення інвентаризації проектів. Управління портфелем балансує кількість і тип проектів, щоб створити найбільшу віддачу від усього портфеля проектів.
• Функціональна підтримка. Проектний офіс підтримує експертизу управління проектами для підтримки проекту. Прикладами функціональної підтримки є оцінка, планування проекту та аналіз вартості проекту.

Ключові виноси

• Мета організації може впливати на її погляд на час, відведений на проекти.
• В організації управління проектами може використовуватися для внесення крокових змін, щоб скористатися перевагами нових технологій або зробити значні поліпшення ефективності або ефективності.
• Операційні менеджери довгостроково орієнтовані і орієнтовані на процес. Менеджери проектів спрямовані на цілі та орієнтовані на віху.
• Проекти можуть оброблятися зовнішніми підрядниками або внутрішньою групою в PMO.

Вправи

1. Тип організації може впливати на ____ рамки, дозволені для проектів.
2. Операційні менеджери орієнтовані на __________, тоді як керівники проектів орієнтовані на цілі проекту.
3. Якщо проекти регулярно обробляються внутрішньо, група, яка керує проектами, може називатися ______ ______ _____ (три слова).
4. Ваш друг має сорок п'ять хвилин їзди на роботу. Вона вирішує витратити деякий час на оцінку різних варіантів маршрутів та можливого об'єднання автомобілів, щоб зменшити вартість або час, необхідний для того, щоб дістатися до роботи. Це завдання є прикладом чогось, що використовує навички операційного менеджера, або для цього потрібні додаткові навички керівника проекту? Поясніть свою відповідь і зверніться до наведених визначень.
5. Бізнес-менеджери зосереджуються на підвищенні ефективності та результативності, але іноді використовують підхід до управління проектами для внесення істотних змін. Що часто спонукає їх використовувати підхід до управління проектами? Що б було прикладом?

Операції проти управління проектами

> Менеджер відділу продажів повинен відповідати річним цілям продажів, керувати персоналом у відділі, а також розробляти та проводити навчання продуктів для клієнтів. Чим цей вид управління операціями відрізняється від управління проектами? Зверніться до кожного з наступних питань у своїй відповіді:

• Чим відносини між операційним менеджером та торговим персоналом відрізняються від відносин між менеджером проекту та членами проектної команди?
• Які з описаних вище обов'язків найбільше схожі на управління проектами і можуть бути укладені на зовнішню фірму?
• Яка найбільша різниця між управлінням проектами та роботою менеджера з продажу?