13.6: Ефективність персоналу

Цілі навчання

1. Зрозумійте важливість зустрічей.
2. Зрозумійте, чому зустрічі провалюються.
3. Зрозумійте важливість порядку денного.
4. Дізнайтеся про поведінкові проблеми на нарадах.

Якби вам довелося одним словом визначити причину, чому людський рід не досяг і ніколи не досягне свого повного потенціалу, це слово було б «зустрічі». «Мандри: Дейв Баррі дізнався все це за 50 років», Брент Зупп, доступ 6 лютого 2012 року, www.Wanderings.net/Блокнот/Main/ThingsLearn50 років Дейв Баррі.

Дейв Баррі

Зустрічі незамінні, коли ви нічого не хочете робити. Ненсі Роман, «Зустрічі: як витрачати час на роботі», Корнеліус та партнери, доступ до 1 червня 2012 року, www.CorneliusAssoc.com/Articles/Meetings%20waste%20time.pdf.

Джон Кеннет Гелбрейт

Керування зустрічами

У міру зростання бізнесу він, по всій ймовірності, збільшуватиме кількість своїх співробітників. У міру зростання бази співробітників зростає попит на координацію діяльності, обмін інформацією та участь у прийнятті рішень. Зазвичай вони трапляються на зустрічах, і можна подумати, що це були б прості події. Але реальність така, що багато керівників і співробітників приходять боятися участі в засіданнях. Дані свідчать про те, що багато, якщо не більшість, зустрічі не дають бажаного результату. Дослідження, проведене в 1993 році, показало, що керівники розглядалися як витрачаючи сімнадцять годин на тиждень на засіданнях, і третина відчула, що час витрачається даремно. Рой Вудард, «Зустрічі, криваві зустрічі», Кредитний контроль 15, № 5 (1993): 1. Ще одне опитування тридцяти восьми тисяч менеджерів показало, що 66 відсотків вважають, що зустрічі, які вони відвідують, були марною тратою часу. Роберт Моран-молодший, «Зустрічі: Прокляття робочого місця, це не повинно бути», Адміністрація бібліотеки та управління 20, немає. 3 (2006): 135—39, доступ 6 лютого 2012 року, journals.tdl.org/llm/article/view/1637/917. Ще одне дослідження показало, що менеджери витрачають до 40 відсотків свого робочого часу на нарадах, але лише 64 відсотки цих зустрічей розглядалися як досягнення наміченого результату; Джудіт Лінденбергер, «Зробіть більшу частину своїх зустрічей», Office Solutions 24, № 3 (2007): 40. інше дослідження виявило що керівники витрачали до 70 відсотків свого часу на засіданнях, але лише 40 відсотків цих зустрічей мали чіткі цілі, і лише 28 відсотків тих зустрічей, які мали цілі, насправді їх відповідали. Стюарт Левін, «Зробіть зустрічі менш готовими», Журнал HR 52, № 1 (2007): 107. Проте 80 відсотків учасників розглядали успішну зустріч як вирішальне випробування здібностей менеджера.Стюарт Левін, «Зробити зустрічі менш готовими», HR Magazine 52, № 1 (2007): 107. Ці цифри особливо трагічні, тому що так багато зустрічей відбувається в діловому світі. За однією оцінкою, кількість зустрічей щодня у всьому світі становить 73 мільйони. Чарлі Хокінс, «Слова «F» для ефективних зустрічей, Журнал якості та участі 22, № 5 (1999): 56. Це досить пригнічуючі цифри, але чіткий урок для власників малого бізнесу полягає в тому, що вони не можуть дозволити собі розкіш не проводити свої зустрічі ефективно.

Хороша новина полягає в тому, що успішне управління зустріччю - це навчений навик.Рой Вудард, «Зустрічі, криваві зустрічі», Кредитний контроль 14, № 5 (1993): 1. Проведення ефективної зустрічі вимагає, щоб менеджер зосередився як на процедурних, так і на поведінкових питаннях. Спочатку ми розглянемо процесуальні питання, пов'язані з проведенням зустрічі. Перш ніж розглядати питання про проведення зустрічі, задайте наступне питання: «Чи справді ця зустріч потрібна?» Часті зустрічі іноді проводяться просто за звичкою. Келлі Робертсон, «Як запустити ефективну зустріч з продажу», Зміна розуму, 7 червня 2009 року, доступ 4 лютого 2012 року, changingminds.org/articles09/effective_sales_metting.htm. Чи можуть цілі зустрічі бути досягнуті іншими механізмами? Стюарт Левін, «Зробіть зустрічі менш готовими», Журнал HR 52, № 1 (2007): 107. Вони можуть включати використання Інтернету, електронної пошти, телеконференцій або технологій, таких як MS Communicator, що дозволяє взаємодіяти з дошкою оголошень, голосовий зв'язок та відеоконференції. Цікаво, що для всіх скарг на зустрічі недавнє дослідження показало, що зустрічі віч-на-віч розглядали 95 відсотків опитаних як позитивні, особливо в інтересах розвитку довгострокових стосунків.Джей Бомер, «Гарвардське дослідження показує цінність зустрічей віч-на-віч, зростаюча віртуальна Інтерес,» Успішні зустрічі, доступні 6 лютого 2012 року, www.successfulmeetings.com/Event-планування/технологія-рішення/статті/Гарвард-дослідження-шоу-обличчя-зустріч-цінність, -Зростаючий-Віртуальний інтерес.

Вирішивши, що зустріч необхідна, важливо визначити характер цієї зустрічі. Зустрічі можуть мати багато різних типів цілей. Вони можуть бути спрямовані на вирішення проблем, прийняття рішень, вирішення конфліктів, надання інформації або генерування нових ідей.Стенлі, «Зробіть ваші зустрічі ефективними», Нагляд 67, № 4 (2005): 6; Курт Сміт, «Ефективні зустрічі - не оксюморон!» Керування 51, № 1 (1999): 10. Це необхідно, тому що характер зустрічі буде керувати її структурою і внутрішньою динамікою. Наприклад, якщо зустріч спрямована на завдання прийняття рішення, вона, ймовірно, повинна тривати у двох частинок. Перша частина повинна бути спрямована на визначення рішень, тоді як друга частина повинна бути зосереджена на тому, що може бути найкращим рішенням. Роберт Ф. Моран-молодший, «Зустрічі: Прокляття робочого місця, це не повинно бути», Адміністрація бібліотеки та управління 20, № 3 (2006): 135—39, доступ 6 лютого 2012 року, журнали. tdl.org/llm/статті/перегляд/1637/917. Наступне рішення полягало б у визначенні, хто братиме участь у засіданні. В ідеалі цей список обмежувався б тими, кого безпосередньо вплине на результат зустрічі; однак у випадку інформаційних зустрічей список може бути розширений на тих, хто буде прямо чи опосередковано впливати. Наступне рішення пов'язане з визначенням того, кому будуть відведені ті чи інші ролі на зборах. Голова - це особа, яка називає зустріч, надає початковий порядок денний та визначає мету зустрічі. Може бути корисно привласнити роль фасилітатора окремій особі. Ця нейтральна людина може підштовхнути зустріч, особливо коли виникає конфлікт. Бажано, щоб люди навчені як фасилітатори і обертати цю позицію серед фасилітаторів. Чарлі Хокінс, «'F' Слова для ефективних зустрічей,» Журнал якості та участі 22, № 5 (1999): 56. Ще одна важлива роль - індивід, якому офіційно відводиться робити нотатки. Записки про зустріч повинні бути написані і надіслані всім учасникам зустрічі протягом двох робочих днів. Цю позицію також слід ротувати серед учасників зборів. Також може бути доцільним призначити роль хронометриста особі. Хронометрист має завдання обмежити кількість часу, витраченого на будь-який пункт порядку денного до раніше узгоджених часових рамок. Уейн Чанескі, «Продуктивні зустрічі—Назад до основ», Сучасний машинний цех 79, № 11 (2007): 52, доступ 6 лютого 2012 року, www.mmsonline.com/колонки/продуктивні зустрічіНазад до основ.

Мабуть, найважливішою діяльністю перед фактичною зустріччю є правильне структурування порядку денного. В іншому дослідженні 75 відсотків опитаних сказали, що хороший порядок денний має вирішальне значення для успішної зустрічі.Джудіт Лінденбергер, «Зробіть більшу частину своїх зустрічей», Office Solutions 24, № 3 (2006): 40. Порядок денний є формальним стратегічним планом зустрічі. Це механізм забезпечення того, щоб зустріч була зосереджена на актуальних темах. Нездатність мати чіткий фокус буде гарантувати, що учасники матимуть відчуття, що нічого не було досягнути.Джим Салліван, «Цілеспрямований порядок денний може активізувати зустрічі менеджера,» Новини ресторану Nations 37, немає. 5 (2003), доступ 6 лютого 2012, знайти articles.com/p/статті/mi_m3190/і_5_37/ai_97392571. Фокус випливає з того, що всі розуміють мету зустрічі та те, що має намір досягти. Анонім, «Ефективно проводити зустрічі», Британський журнал з управління адміністрацією, жовтень/листопад 2005, 25. Пункти порядку денного повинні бути пріоритетними з точки зору їх важливості, що часто робиться шляхом виділення конкретної кількості часу на кожен пункт порядку денного. Чарлі Хокінс, «Слова 'F' для ефективних зустрічей», Журнал якості та участі 22, № 5 (1999): 56. Будь-які ресурси, які будуть потрібні для зустрічі, повинні бути визначені разом з особами, які відповідають за забезпечення ресурсів. Ролі крісла, хронометриста, нотатера та ведучого (де це можливо) повинні бути призначені заздалегідь. Порядок денний повинен бути розісланий не менше ніж за п'ять робочих днів до зустрічі, щоб учасники могли зібрати необхідну інформацію. Ця шкала також дозволяє людям вносити пропозиції щодо зміни порядку денного. Також дуже доцільно зробити це політикою, щоб всі учасники прибули вчасно на початку зустрічі.Макс Месснер, «Проведення ефективних зустрічей», Стратегічні фінанси 82, немає. 12 (2001): 8, доступ 6 лютого 2012 року, findarticles.com/p/articles/mi_hb6421/is_12_82/ai_n28842307 .

Дозволяючи особам внести свій внесок у порядок денний надасть їм відчуття, що вони вносять свій внесок. Келлі Робертсон, «Як запустити ефективну зустріч з продажу», Зміна розуму, 7 червня 2009 року, доступ 4 лютого 2012 року, changingminds.org/articles09/effective_sales_metting.htm . Встановлюючи часову шкалу для різних пунктів порядку денного, бажано дозволити кілька додаткових хвилин наприкінці зустрічі, щоб обговорити, наскільки добре пройшла зустріч і як вона може бути покращена. Чарлі Хокінс, «F» Слова для ефективних зустрічей,» Журнал якості та участі 22, № 5 (1999): 56. Ці кілька моментів слід розширити в формальну систему. Оцінка ефективності зустрічей може здійснюватися за допомогою зовнішнього спостерігача, який проводить оцінку, фокус-групи або опитування.Джозеф Аллен, Стівен Регельберг та Джон Скотт, «Майте на увазі ваші зустрічі», «Прогрес якості», квітень 2008, 42, 4, 51. Малюнок 13.6 «Формат порядку денного» надає формат частини загальної порядку денного, яка стосується деяких попередніх пропозицій. Він доступний як майстер формату порядку денного у Microsoft Word 2007.

Малюнок 13.6 Формат порядку денного

Відеоролик 13.11

Управління бізнесом та лідерські навички: як провести ефективну зустріч

(натисніть, щоб подивитися відео)

Основи управління зустрічами.

Відеоролик 13.12

Проведення ефективних невеликих масштабних зустрічей

(натисніть, щоб подивитися відео)

Як провести зустріч, навіть в своєму будинку.

Відеоролик 13.13

Як уникнути зустрічей, які смокчуть

(натисніть, щоб подивитися відео)

Як уникнути пасток за поганими зустрічами.

Веб-ресурси

Управління діловими зустрічами

Відмінний список пропозицій на ділових зустрічах.

www.cbsnews.com/8301-505125_162-51057051/управління-бізнес-зустрічі/tag=bnetdomain

Управління монстрами зустрічі

Визначення типів особистостей на зустрічах.

www.impactfactory.com/p/бізнес_зустріч_навчання_розробка/друзі_111-1107-40530.html

КЛЮЧОВІ ВИНОСИ

• Погано проведені зустрічі є звичайними і дорогими.
• Успішні зустрічі вимагають структури та порядку денного.
• Порядок денний повинен визначати мету зустрічі, учасників та їх ролі, необхідні ресурси та теми порядку денного з термінами.
• Поведінкові питання завжди слід враховувати при управлінні зустріччю.

ВПРАВИ

1. Опитайте власників п'яти підприємств та визначте, який відсоток зустрічей вони відвідують, вони вважають «ефективним».
2. Запитайте їх, що являє собою погану зустріч.
3. Запитайте їх, що являє собою гарну зустріч.
4. Створіть порядок денний зустрічі з однокурсником, який придумав ідею для нового бізнесу.