9.5: Три нитки

Цілі навчання

1. Зрозуміти, що функціонуюча система бухгалтерського обліку може забезпечити клієнтську цінність за допомогою точних рахунків та записів.
2. Зрозуміти, що існує кілька методик, які можуть допомогти малому бізнесу підтримувати позитивний грошовий потік.
3. Щоб оцінити, що малий бізнес може використовувати складні, недорогі комп'ютерні системи обліку для управління своїми бухгалтерськими та операційними операціями.

Цінність клієнта

На першому розгляді можна виявити слабку зв'язок між системою бухгалтерського обліку бізнесу та концепцією клієнтської цінності. Однак, якщо дивитися з точки зору клієнта, бізнес, який забезпечує точні та оперативні виставлення рахунків, - це бізнес, який може контролювати свої витрати, що може призвести до зниження цін. Бізнес, який підвищує загальну ефективність, оскільки він може точно контролювати та відстежувати свої операції, забезпечує набагато більшу цінність, ніж бізнес з випадковим підходом до контролю бухгалтерського обліку.

Можливість адаптувати діяльність бізнесу для кращого задоволення потреб клієнтів є ключем до надання цінності. Оскільки бізнес отримує кращу оцінку своїх можливостей, він може потім вдосконалити, які краще задовольнять потреби клієнтів та перевершать конкурентів. «Аналіз цінності споживачів», «Якість рішень, Inc., доступ до Грудня 2, 2011, www.qualitysolutions.com/customer_value_analysis.htm.

Оскільки бізнес стає більш впевненим у своїй здатності вирішувати питання бухгалтерського обліку, він може захотіти подивитися на більш складні методи, які можуть краще обслуговувати бізнес і клієнта. Як каже Ендрю Херет, «Необхідно встановити бухгалтерський процес, який враховує вартість кожного клієнта, для кожного ринку та для кожного каналу» Ендрю Херет, «Облік покращеного обслуговування клієнтів» Блог Ендрю М.Херет, доступ до грудня 2, 2011, andrewmhereth.com/blog/accounting-for -вищий клієнт-сервіс.

Наслідки грошового потоку

Як і гарне здоров'я, позитивний грошовий потік - це те, про що ви найбільше знаєте, коли ви його не отримали. Це одна з найглибших істин у житті. «Важливість управління грошовими потоками - університет підприємця» Блог молодого підприємця, 9 лютого 2009 року, доступ до лютого 14, 2012, www.youngentrepreneur.com/blog/entrepreneur-universite/важливість -cash-flow-management-підприємця-університет.

Роберт Хеллер

Створення позитивного грошового потоку або хоча б зменшення негативного грошового потоку має становити центральний інтерес для всіх малих підприємств. На відміну від прикладу Alex's Soft Services, не всі малі підприємства можуть передбачити, що вони зможуть покрити негативний грошовий потік просто шляхом запозичення. Це означає, що підприємства повинні бути набагато активнішими, намагаючись усунути або зменшити негативні грошові потоки. Тому важливо вивчити деякі способи, за допомогою яких малий бізнес може збільшити свої грошові притоки.

• Обмежити умови кредитування та кредитування. Багато малих підприємств, але не всі, пропонують кредитні умови та політику для поточних і потенційних клієнтів. Чим простіше кредит, тим більше шансів, що бізнес зможе генерувати продаж; Однак, легко кредитні умови, як правило, означають, що це займе більш тривалий період часу для бізнесу, щоб отримати загальний грошовий платіж від продажу. Таким чином, багато підприємств приймають тільки готівку або дебетові та кредитні картки. Обмеження кредитних умов може просто означати, що кредит надається лише певним клієнтам або умови кредиту посилюються - наприклад, 60 відсотків ціни продажу припадає на день продажу, а решта 40 відсотків буде виплачено через тридцять днів.
• Проведення кредитних перевірок. Підприємства, які планують запропонувати кредит клієнтам, особливо клієнти, які будуть робити великі покупки, можуть виявити, що він платить витрачати гроші, щоб провести кредитну перевірку на цих клієнтів. Знову ж таки, використання кредитних чеків дуже багато функції типу та розміру бізнесу та потенційних продажів, які можуть бути залучені.
• Зробіть умови кредитування явними. Для підприємств, які надають кредит своїм клієнтам, дуже важливо, щоб переконатися, що клієнт має чітке уявлення про те, що точні умови кредитування є. У довгостроковій перспективі він буде платити, щоб чітко вказати на рахунку-фактурі точний графік оплати.
• Забезпечити стимули для прискорення оплати клієнтів. Часто варто збити кілька процентних пунктів на продажу, щоб прискорити оплату клієнта. Точний розмір знижки повинен буде визначити власник бізнесу.
• Запросіть часткову оплату заздалегідь. При наданні кредитних умов малий бізнес повинен враховувати вимогу депозиту або фіксатора наперед. Сподіваємось, це не повинно перешкоджати багатьом клієнтам купувати особливо дорогі товари. Запит на оплату заздалегідь запевняє, що бізнес отримає певний грошовий приплив, навіть якщо клієнт не виконає дефолт.

Одним з найкращих способів підтримки позитивного грошового потоку є зменшення розміру негативного грошового потоку, що можна зробити, проводячи аналіз грошових потоків на регулярній основі. Протягом цієї глави найбільш часто використовуваними часовими рамками був фінансовий рік або фінансовий місяць. У разі ретельного моніторингу грошового потоку настійно рекомендується розглянути можливість використання ще менших одиниць часу, а саме щотижневого аналізу або навіть щоденного аналізу.

Цифрові технології та наслідки електронного середовища

Комп'ютерні системи обліку мають що запропонувати власнику малого бізнесу. Більшість малих підприємств виявить, що комп'ютеризована система обліку має наступні переваги перед ручною системою:

• Точність. У комп'ютеризованих системах введення даних може бути структуровано таким чином, щоб виключити введення неправильної інформації. Далі транзакції вводяться лише один раз в комп'ютеризованих системах, тоді як для них може знадобитися кілька записів в ручній системі.
• Швидкість. Введення даних і пошук даних може відбуватися в режимі реального часу. Розрахунки робляться миттєво в комп'ютеризованій системі. Для підприємств з декількома місцезнаходженнями дані можна миттєво скоординувати, а не чекати збору даних з різних місць, як це відбувається з ручними системами.
• Генерація звітів. Комп'ютеризовані системи можуть забезпечити генерацію в режимі реального часу різноманітних звітів, які можуть дозволити власникам або операторам покращити прийняття рішень.
• Зниження витрат. Хоча малому бізнесу може знадобитися витрачати гроші на первинну покупку (та обслуговування) комп'ютеризованої системи обліку, ці системи часто забезпечують значну економію з точки зору зменшення кількості часу, необхідного бухгалтерам та бухгалтерам для відстеження бізнес-записів. «Переваги використання комп'ютеризованого бухгалтерського пакету, такого як програмне забезпечення для бухгалтерського обліку MYOB», ITS Підручник школи, доступ 2 грудня 2011 року, www.tuition.com.hk/computerized-accounting.htm.
• Резервне копіювання. Записи в комп'ютеризованій системі можуть бути резервні копії в різних місцях. Це мінімізує ймовірність того, що всі записи будуть знищені в тій чи іншій формі аварії, наприклад, пожежа або повінь, як це може бути у випадку з паперовими записами в ручній системі.Шейла Шанкер, «Відмінності між ручними та комп'ютеризованими системами обліку, Chron.com, доступ до січня 31, 2012, smallbusiness.chron.com/різниці-між ручними-комп'ютеризованими обліковими системами-3764.html.

Комп'ютерні бухгалтерські пакети, розроблені для малого та середнього бізнесу, доступні вже більше чверті століття. Багато з пакетів, які існували двадцять п'ять років тому, більше недоступні. Деякі стверджували, що природний процес відбору існує для комп'ютеризованої системи обліку, щоб сьогоднішні вижили представляють найкращі якості, необхідні для таких систем.Джон Хедтке, «Природний відбір недорогого обліку», Технологія бухгалтерського обліку 22, № 5 (2006): 34—38. В останні роки була розроблена абсолютно нова категорія бухгалтерського програмного забезпечення — хмарне програмне забезпечення. Це програмне забезпечення знаходиться в Інтернеті і не вимагає програмного забезпечення для завантаження на комп'ютер власника малого бізнесу. Такі програми доступні з будь-якого комп'ютера.

Вибір нової комп'ютерної системи обліку або перехід від ручної до комп'ютерної системи є важливим кроком для будь-якого малого бізнесу. Вона повинна проводитися з ретельним розглядом і розглядатися як до великого проекту. Перед початком проекту дуже бажано сісти зі своїм бухгалтером і розглянути варіанти. Деякі з перших кроків при запуску цього проекту передбачають вказівку бюджету і необхідних атрибутів програмного пакету. При розробці бюджету слід враховувати початкову ціну придбання програмного забезпечення, витрати на навчання та витрати на технічне обслуговування. Якщо планується перехід від однієї комп'ютеризованої облікової системи до іншої, витрати на перенесення операцій також повинні враховуватися в загальному процесі бюджетування. Що стосується початкової ціни покупки, ці пакети можуть варіюватися від безкоштовних до вартості тисяч доларів залежно від кількості необхідних модулів. Деякі системи використовують структуру плати, яка базується на кількості користувачів. Це дозволило б власнику бізнесу отримати деяке відчуття зовнішнього вигляду та відчуття програмного пакету.

Другий початковий етап процесу придбання зосереджується на визначенні того, що потрібно в бухгалтерському пакеті. Це стосується елементів (служб підтримки) або модулів, які абсолютно необхідні. Слід також визначити, які модулі можуть бути корисними в певний момент у майбутньому. Щоб допомогти власнику у визначенні, які модулі потрібні або можуть знадобитися в майбутньому, повинна бути вказана інформація, яка надходить в систему обліку. У «Розумінні необхідності бухгалтерських систем» ми посилаємося на ідею бухгалтерських операцій, які діляться на кілька категорій. Бізнес повинен визначити всі необхідні категорії, особливо якщо він переходить від ручної системи до комп'ютеризованої системи. Бізнес також повинен визначити бухгалтерські звіти, які необхідні протягом усього бізнесу. Важливо враховувати, чи сумісне програмне забезпечення з можливостями електронного бізнесу, електронної комерції та Інтернету.

Інше питання полягає в тому, щоб розглянути, скільки людей доведеться отримати доступ до системи протягом усього бізнесу. Це число матиме різкий вплив на вимоги до навчання. Визнайте, що бізнесу доведеться надавати посібники, які повинні бути доступними для всіх, хто буде користуватися системою бухгалтерського обліку. Це також піднімає питання про необхідність проведення програм навчання співробітників. Враховуйте відносну зручність використання будь-якої комп'ютеризованої облікової системи не тільки для себе, але і для співробітників. Саме тут розуміння кривої навчання використання системи буде надзвичайно важливим. Знову ж таки, бухгалтер бізнесу може відігравати вирішальну роль не тільки у визначенні вибору системи, а й у розробці навчальних програм для співробітників та показі їм, як користуватися системою. Сформувавши цей перелік необхідних компонентів облікової системи, слід виділити конкуруючі програмні продукти (разом з їх витратами) і розставити їх пріоритети, як показано на рис\(\PageIndex{1}\). Окрім консультацій з бухгалтером, власник бізнесу повинен переглянути різні пакети бухгалтерського програмного забезпечення, спілкуючись з іншими власниками бізнесу, читаючи оцінки в діловій та комп'ютерній пресі та вивчаючи програмні пакети на пробній основі. «Бухгалтерське програмне забезпечення від А до Я», Business-Software.com, доступ до 11 березня 2021 року. Багато пакетів бухгалтерського програмного забезпечення дозволяють користувачам випробувати систему без початкової оплати. Через фіксований проміжок часу, зазвичай тридцять днів, програма стає непрацездатною. Це дозволяє ознайомитися з зовнішнім виглядом і відчуттям програмного забезпечення.

Малюнок\(\PageIndex{1}\): Оцінка комп'ютерних облікових систем

Третім попереднім кроком є створення часової шкали, яка б визначала, коли необхідно успішно впровадити бухгалтерський пакет в фактичні операції бізнесу. Ця шкала повинна враховувати час, необхідний для проведення тестових запусків програмного забезпечення. Тести повинні проводитися тільки з одним або двома модулями. Вони повинні експлуатуватися протягом достатнього періоду часу (принаймні місяця), щоб перевірити, чи працює система, а також ручна система або поточна комп'ютеризована система. Також слід створити часову шкалу для навчання персоналу, який буде використовувати програмне забезпечення.

Перехід на комп'ютеризовану систему обліку або нову систему означає, що ви повинні бути готові до будь-якої катастрофи. Щоб підготуватися до таких катастроф, повинна бути формальна політика резервного копіювання всіх даних на регулярній основі. Резервні копії даних повинні знаходитися в іншій локалі, відмінній від основного сайту зберігання. Портативні жорсткі диски для поза сайтом зберігання даних сайту добре служать цій меті. Деякі програмні пакети виконують власні процедури резервного копіювання.

При вивченні бухгалтерського програмного забезпечення для малого бізнесу може знадобитися враховувати кілька факторів, включаючи наступне: чи буде програмне забезпечення працювати на комп'ютерах, якими користується бізнес в даний час, як часто компанія повинна надавати оновлення програмного забезпечення та чи існують конкретні версії бухгалтерського програмного забезпечення для галузі, в якій працює бізнес. Малий бізнес також повинен розглянути варіанти хмарних обчислень стосовно бухгалтерського програмного забезпечення. Хмарні обчислення відноситься до того, що програми та дані зберігаються за межами сайту в іншому місці. Це означає, що бухгалтерські операції можна вводити з будь-якого комп'ютера, в деяких випадках зі смартфонів, і доступні в будь-якій точці світу. Хоча для початківців підприємств та найменших підприємств прийняття комп'ютеризованої системи бухгалтерського обліку здається складним завданням, в довгостроковій перспективі це є ключовим елементом для довгострокового виживання бізнесу.

Відео Посилання 9.1

Оцінка бухгалтерського програмного забезпечення

Відео, в якому розглядаються способи визначення того, яке програмне забезпечення краще.

www.ehow.com/video_5103398_оцінка-облікове програмне забезпечення.html

КЛЮЧОВІ ВИНОСИ

• Хороші облікові системи можуть допомогти фірмі забезпечити цінність для своїх клієнтів завдяки кращому виставленню рахунків та підвищенню ефективності.
• Малий бізнес може бути активним у збереженні грошового потоку за допомогою різноманітних простих дій.
• Малий бізнес сьогодні може придбати дуже потужні пакети програмного забезпечення для комп'ютерного обліку. Ці пакети доступні за ціною і відносно прості у використанні.

ВПРАВИ

1. Крім наведених пропозицій, які ще підходи може використовувати малий бізнес для збереження грошового потоку?
2. Виберіть п'ять або шість комп'ютеризованих пакетів бухгалтерського обліку (включаючи один з хмарних різновидів), які можуть бути використані початковим рестораном, і підготуйте ретельний аналіз, який слід вибрати і чому.

Катастрофа дивитися

Прогнозування продажів і грошових потоків часто може виявитися значним викликом для власників малого бізнесу. Повинні бути зроблені припущення, повинні бути обрані моделі прогнозування, проводити розрахунки. У багатьох випадках прогнози не будуть точними. Це може бути глибоко засмучує. Проте однією з великих переваг прогнозування є те, що це може змусити власника малого бізнесу подумати про те, що може мати майбутнє. Однак ні малий бізнес, ні великий бізнес не можуть передбачити або планувати всі події. Певні події просто трапляються. Враховуючи цей елемент непередбачуваного шансу, підприємства повинні подумати про те, як вони можуть захистити та зберегти свій грошовий потік, якщо відбудеться «немислиме».

Yankee Gas мав проект, який передбачав встановлення трубопроводу з Уотербері, штат Коннектикут, до Уоллінгфорда, штат Коннектикут. Джош Морган, «Yankee Gas Work засмучує місцевих власників бізнесу», «Чеширський вісник» (Чешир, Коннектикут), 21 жовтня 2010 року. Оригінальний намір, згідно з Yankee Gas, полягав у тому, що всі роботи на трубопроводі відбуватимуться протягом ночі, щоб мінімізувати перебої клієнтів. Або, принаймні, про це розповідали власники магазинів по лінії роботи. Під час одного етапу проекту компанія змінила графік роботи і почала працювати в денний час. Монтаж передбачав риття траншеї, в яку був укладений трубопровід. Це спричинило серйозний зрив, який вимагав відведення трафіку від головних входів кількох підприємств та їх стоянок. Кілька підприємств виявили, що їхні клієнти повинні були бути «силовими» з місцевою поліцією, щоб увійти в райони поблизу підприємств. Одним із підприємств був гастроном, який зосереджувався на щоденному приготуванні свіжої їжі. Їжу, яка не продавалася вдень, довелося викинути тієї ночі. Це сталося в літні місяці, які були найкращими часами для цього гастронома. Місцева заправка побачила падіння продажів настільки стрімко, що власник не зміг задовольнити орендну плату.

Однією з відповідей багатьох власників бізнесу було вимагати компенсації. На жаль, вони виявили, що ніхто не готовий брати на себе відповідальність за політику об'їзду. Як висловився власник туристичного агентства, «Місто сказав, що це держава, держава заявила, що це (місцева) поліція, а поліція сказала, що це Yankee Gas» Джош Морган, «Yankee Gas Work засмучує місцевих власників бізнесу», Чеширський вісник (Чешир, Коннектикут), 21 жовтня 2010 року. Поки власники чекають вирішення відповідальності, вони повинні розглянути можливість більшої кількості вуличних робіт протягом наступного літа.