11.3: Повідомлення, орієнтовані на команду

Last updated
Save as PDF

Page ID: 11858

\( \newcommand{\vecs}[1]{\overset { \scriptstyle \rightharpoonup} {\mathbf{#1}} } \) \( \newcommand{\vecd}[1]{\overset{-\!-\!\rightharpoonup}{\vphantom{a}\smash {#1}}} \)\(\newcommand{\id}{\mathrm{id}}\) \( \newcommand{\Span}{\mathrm{span}}\) \( \newcommand{\kernel}{\mathrm{null}\,}\) \( \newcommand{\range}{\mathrm{range}\,}\) \( \newcommand{\RealPart}{\mathrm{Re}}\) \( \newcommand{\ImaginaryPart}{\mathrm{Im}}\) \( \newcommand{\Argument}{\mathrm{Arg}}\) \( \newcommand{\norm}[1]{\| #1 \|}\) \( \newcommand{\inner}[2]{\langle #1, #2 \rangle}\) \( \newcommand{\Span}{\mathrm{span}}\) \(\newcommand{\id}{\mathrm{id}}\) \( \newcommand{\Span}{\mathrm{span}}\) \( \newcommand{\kernel}{\mathrm{null}\,}\) \( \newcommand{\range}{\mathrm{range}\,}\) \( \newcommand{\RealPart}{\mathrm{Re}}\) \( \newcommand{\ImaginaryPart}{\mathrm{Im}}\) \( \newcommand{\Argument}{\mathrm{Arg}}\) \( \newcommand{\norm}[1]{\| #1 \|}\) \( \newcommand{\inner}[2]{\langle #1, #2 \rangle}\) \( \newcommand{\Span}{\mathrm{span}}\)

Що ви навчитеся робити: Обговоріть важливість командного спілкування в бізнесі.

Команди стають стандартним засобом продуктивності на робочому місці; тому побудова команди та повідомлення, орієнтовані на команду, важливіші, ніж будь-коли. Ми вивчимо, як можна створити повідомлення, орієнтовані на команду, щоб бути найбільш ефективними. Крім того, ми зупинимося на тому, які засоби використовуються для того, щоб команди могли спілкуватися в різних місцях.

Навчальні результати

Обговорення мети та випадків використання повідомлень, орієнтованих на команду, в бізнес-контексті
Напишіть коротке повідомлення, орієнтоване на команду
Напишіть довге повідомлення, орієнтоване на команду

Що таке повідомлення, орієнтоване на команду?

Перш ніж ми зможемо зрозуміти мету та використання комунікацій з побудови команди, ми повинні почати з обговорення важливості спільних команд на сучасному робочому місці.

Є багато переваг спільних команд проти людей, які працюють незалежно. По-перше, ми помічаємо зростання креативності завдяки обміну різними ідеями, досвідом та експертизою. Кожен співробітник привносить в групу певний набір навичок і знань. Спільні знання та додаткові навички - це потужні інструменти, які можна використовувати для вирішення складних проектів та завдань. Чим більше команда говорить про проект, тим більше ідей генерується. Мати перспективу кількох колег козирі людини, яка має лише один набір ідей.

По-друге, ми бачимо підвищення продуктивності від спільних і уповноважених команд. Наприклад, у технологічній галузі високопродуктивні команди є нормою на робочому місці. Команда працює з власником бізнесу, щоб вирішити, яка саме робота зобов'язана бути виконана за встановлений проміжок часу. Потім команда працює разом, щоб розбити роботу на керовані завдання. Під час цього робочого циклу команда щодня говорить про свій прогрес, і робота може бути переміщена між членами команди на основі доступності та досвіду. Оскільки команда залишається разом протягом декількох робочих циклів, спостерігається помітне збільшення обсягу роботи, яку команда може виконати.

Іншими перевагами спільних команд є: ^[1]

Команди сприяють більш широкому почуттю власності.
Команди заохочують здорове прийняття ризиків.
Команди сприяють задоволенню та утриманню співробітників.

Враховуючи переваги спільних команд на робочому місці, ключовим є те, як організації можуть створити належне середовище для сприяння створенню команди, співпраці та зростанню. Потрібні умови повинні існувати для заохочення довіри, товариства та обміну досвідом та знаннями. Командна комунікація є ключовою складовою успішних команд.

Комунікаційні повідомлення, орієнтовані на команду, можуть приймати різні форми, включаючи обмін миттєвими повідомленнями, текст, чат, електронну пошту, відео, аудіо та обмін документами. Повідомлення, орієнтовані на команду, можуть бути короткими або довгими, випадковими або офіційними, але вони завжди повинні бути професійними. Оскільки команди, як правило, територіально розподілені, віртуальні та/або віддалені, компанії повинні надавати інструменти та платформи для просування та полегшення спілкування в команді.

Практика Питання

Напишіть професійний IM члену команди Джеффу, інформуючи його про зустріч завтра о 10:00 ранку, щоб обговорити новий проект.

Напишіть свою відповідь есе тут:

Відповідь: Привіт Джефф. Нас призначили важливий новий проект. Завтра у нас зустріч, щоб обговорити. Чи буде 10 ранку працювати для вас?

Нещодавно Starbucks прийняв платформу командного спілкування від Facebook під назвою Workplace, щоб сприяти органічній, одноранговій співпраці. Через кілька місяців Starbucks повідомляє, що понад 80% менеджерів магазинів організації щотижня користуються платформою. З кейсу видно, наскільки важливим може бути спілкування, орієнтоване на команду, на робочому місці.

«На початку 2017 року, коли один менеджер магазину прокоментував популярний напій поза меню, інші менеджери передзвонили, і незабаром 40 інших менеджерів заявили, що цей секретний напій зростає попит. Того вечора команда з маркетингу категорій у штаб-квартирі Starbucks побачила тему коментарів і, виходячи з популярності напою, вирішила зробити його офіційним пунктом меню. Те, що зазвичай займає кілька місяців, стало можливим менш ніж за 24 години, завдяки співпраці через Workplace». ^[2]

Коротке повідомлення, орієнтоване на команду

Оскільки інтерактивність є ключем до командної роботи, середовище чату - це чудова комунікаційна платформа, орієнтована на команду. Короткі повідомлення команди можуть бути повідомлення, такі як оновлення статусу, запити на нараду, записки про вдячність або запрошення на зустріч після роботи. Надання команді способу відповісти як група може бути важливим для того, щоб отримати ідеї та думки кожного в одній гілці повідомлень. На малюнку 1 показано три члени команди, які коментують статус PDF-файлу.

Малюнок 1. Спілкуйтеся між трьома співробітниками команди

Коротке повідомлення, орієнтоване на команду, також може бути у формі електронного листа, особливо для швидкого обміну вкладеннями файлів декільком членам команди.

Кому: Джеффрі Пенрод

CC: Метт Кінг, Джо Ебботт, Мері Томас

Тема: Ось записки з сьогоднішньої зустрічі

Від: Том Істмен

Вкладення: Примітки до зустрічі 5-2-17.docx

Привіт всім,

Як і обіцяли, записки з сьогоднішньої сесії з замовником додаються.

Дякую,

Том

Том Істмен

Менеджер по продукту

XYZ Inc.

Спілкування, орієнтоване на команду, є чудовим засобом для інформування членів команди, забезпечення переміщення проектів та, зрештою, досягнення сильних результатів. Враховуючи всі технології, доступні на робочому місці сьогодні, створювати та надсилати повідомлення своїм колегам навіть простіше, ніж будь-коли. Одне застереження: будьте в курсі та уважні до особистого простору своїх товаришів по команді. Якщо ви надсилаєте електронне повідомлення, не надсилайте текстові повідомлення або миттєві повідомлення, щоб запитати, чи отримали вони ваше повідомлення. Не турбуйте своїх колег у неробочий час або у вихідні дні, якщо ви не домовилися про це взаємно.

Практика Питання

Складіть коротке повідомлення в чаті команді, інформуючи їх про те, що Джек Вілсон був доданий до групи для цього проекту. Припустимо, що Джек тепер включений в розсилку повідомлень і оголосити, що команда проведе відеозустріч о 16:00 вечора, щоб практично зустрітися з ним.

Напишіть свою відповідь есе тут:

Відповідь: Ласкаво просимо Джека в команду! Давайте зустрінемося на 4 в нашій віртуальній кімнаті для знайомств. Будь ласка, будьте готові оновити Джека та решту команди щодо статусу.

Довге повідомлення, орієнтоване на команду

Розглядаючи, як передати неабияку кількість інформації вашій команді, розумно відступити назад і розглянути, який канал був би найкращим, не тільки для надсилання вашого повідомлення, але й для того, щоб ваші колеги могли коментувати та взаємодіяти з рештою команди. Ось приклад довгого повідомлення технічній команді, надісланого електронною поштою.

Привіт команда,

У мене була можливість поговорити з деякими клієнтами про новий продукт нашого основного конкурента. Ось деякі з областей, де він може не вистачати на основі зворотного зв'язку. Багато людей сходяться на думці, що Product X простий у використанні та прийнятті. Проблема полягає в тому, що вам також потрібно надати доступ і перегляди для інших користувачів і ролей у багатьох командах, щоб вся організація могла переглядати продуктивність.

Менеджери продуктів, які використовують Product X, скаржаться, що для них немає можливості керувати одним відставанням для кількох команд або звітувати про те, як команди працюють над ініціативами вищого рівня. Як PM, вам потрібно набагато більше, ніж відстеження проблем, щоб керувати зростанням та розвитком вашої лінійки продуктів.

Портфельні менеджери, які беруть участь у встановленні стратегії, обмежені продуктом X про те, як представляти інвестиційні теми в гнучкому підприємстві. Їм потрібна більша видимість, ніж просто ітерація або дві роботи. Потреба була б у більшій кількості шарів, ніж просто потік запитів клієнтів та дефектів.

Для менеджерів з розвитку та інженерних менеджерів Product X не надає їм можливості здійснювати планування потужностей. В основі цього є можливість добре зрозуміти швидкість своєї команди - те, що неможливо, якщо ви не можете розділити історії на кілька ітерацій. У світі Product X вам доведеться перемістити всю історію, якщо ви не можете закінчити історію за одну ітерацію. В результаті історії нудяться через кілька ітерацій, і втрачається вся концепція швидкості. Не розуміючи швидкості команди, також втрачаються показники продуктивності та прогнозованості. Не маючи планування потенціалу в декількох командах або людей, розділених між командами, менеджер бореться з їх здатністю керувати людьми та необхідними ресурсами.

для виконання взятих на себе зобов'язань.

Менеджери програм скаржаться, що вони «плавають у море історій користувачів», які не пов'язані з цілями вищого рівня. Немає поняття множинної ієрархії проекту.

Я буду тримати вас в курсі, коли я отримаю більше відгуків.

Дякую,

Еллі

Що вже говорити про це посланні? Так, він довгий і містить багато деталей. Автор розбив його красиво з жирними заголовками, щоб зробити його більш читабельним. Окрім використання електронної пошти для надсилання цього повідомлення, які ще засоби автор може використати для інформування команди найбільш інтерактивним способом? Звичайно, короткі форми повідомлень, такі як IM, текст і чат не підходять для обсягу інформації.

Звіт, блог, подкаст або сховище обміну документами може обробляти обсяг інформації, але кожен з них матиме деякі недоліки. Звіти корисні для великих обсягів даних, але не мають інтерактивного характеру. Подкасти також були б хороші для першого перегляду, але вони статичні, і інформація не доступна для пошуку. Блог може бути гарною відповіддю, оскільки він може стати «живим» документом для членів команди, щоб додати більше інформації про продукт конкурента. Недоліками використання блогу в цьому сценарії було б управління сотнями таких блогів, які використовуються для декількох тем, а також швидкий пошук блогу, який ви хочете в корпоративній вікі. Ті самі недоліки можуть бути в грі зі стандартною технологією обміну документами, коли у вас є сотні або тисячі електронних листів або документів для обробки.

Найкращим способом надсилання та керування довгими повідомленнями, орієнтованими на команду, може бути використання деяких нових програмних платформ для спільної роботи команди. Такі програми, як Stride, Slack, Workplace, Flowdock та інші, допомагають командам зберігати відповідну інформацію - незалежно від того, отримана вона у вигляді миттєвих повідомлень, чату, електронної пошти, звіту чи подкасту, організованої за темою або тематичною категорією, включаючи відгуки членів команди, що додають новий вміст або коментують існуючий матеріал. (Див. Модуль 9: Спілкування через технології для отримання додаткової інформації про програмне забезпечення для спільної роботи/багатофункціональні онлайн-платформи.)

На малюнку 1 показано робоче місце Facebook. Усі повідомлення, чати та оголошення на сторінці виглядають як загальна інформація про команду. Для конкретного проекту ви можете уявити, що на сторінці має відношення до цього проекту, наприклад, електронні листи, командні чати, посилання на пов'язані зовнішні статті, посилання на пов'язані області у вікі, зібрані в одному місці.

Робоче місце по Facebook відкрити на ноутбуці. У правій колонці відображаються друзі, які є/не знаходяться в мережі на даний момент. У центрі колони знаходиться стовпчики.

Малюнок 1. Робоче місце від Facebook - це лише одна платформа для співпраці, яку ви можете використовувати

Практика Питання

Що слід врахувати, перш ніж надсилати довге письмове повідомлення колегам по команді?

Хто повинен вичитувати повідомлення перед його відправкою?
Де знаходяться ваші колеги?
Який канал комунікації є оптимальним для інформування та запрошення зворотного зв'язку?

Відповідь: Який канал комунікації є оптимальним для інформування та запрошення зворотного зв'язку?

Lean Startup, Ерік Ріс, 2011www.sandler.com/blog/6-переваги командної роботи на робочому місці ]
[www.facebook.com/workplace/c... ies/starbucks ]