11.2: Інформативні ділові повідомлення

Last updated
Save as PDF

Page ID: 11889

\( \newcommand{\vecs}[1]{\overset { \scriptstyle \rightharpoonup} {\mathbf{#1}} } \) \( \newcommand{\vecd}[1]{\overset{-\!-\!\rightharpoonup}{\vphantom{a}\smash {#1}}} \)\(\newcommand{\id}{\mathrm{id}}\) \( \newcommand{\Span}{\mathrm{span}}\) \( \newcommand{\kernel}{\mathrm{null}\,}\) \( \newcommand{\range}{\mathrm{range}\,}\) \( \newcommand{\RealPart}{\mathrm{Re}}\) \( \newcommand{\ImaginaryPart}{\mathrm{Im}}\) \( \newcommand{\Argument}{\mathrm{Arg}}\) \( \newcommand{\norm}[1]{\| #1 \|}\) \( \newcommand{\inner}[2]{\langle #1, #2 \rangle}\) \( \newcommand{\Span}{\mathrm{span}}\) \(\newcommand{\id}{\mathrm{id}}\) \( \newcommand{\Span}{\mathrm{span}}\) \( \newcommand{\kernel}{\mathrm{null}\,}\) \( \newcommand{\range}{\mathrm{range}\,}\) \( \newcommand{\RealPart}{\mathrm{Re}}\) \( \newcommand{\ImaginaryPart}{\mathrm{Im}}\) \( \newcommand{\Argument}{\mathrm{Arg}}\) \( \newcommand{\norm}[1]{\| #1 \|}\) \( \newcommand{\inner}[2]{\langle #1, #2 \rangle}\) \( \newcommand{\Span}{\mathrm{span}}\)

Що ви навчитеся робити: Визначте правильне використання інформативних ділових повідомлень та напишіть інформативне ділове повідомлення.

Інформативні повідомлення є основою ділового спілкування. У цьому розділі ми розглянемо короткі інформативні повідомлення з використанням різноманітних технік. Ми також вивчимо, як писати довгі інформативні повідомлення та використовувати відповідні канали зв'язку.

Результати навчання

Обговорити мету та випадки використання інформативних повідомлень у бізнес-контексті
Напишіть коротке інформативне повідомлення
Напишіть довге інформативне повідомлення

Що таке інформативне повідомлення?

Більшість ділових комунікацій насправді є «інформативними» повідомленнями. Інформативне повідомлення на робочому місці - це просто обмін змістовною інформацією між людьми неупереджено та професійно. Інформативні повідомлення можуть бути короткими або довгими, формальними або випадковими за тоном, внутрішніми або зовнішніми у фокусі та прямими або непрямими за структурою, залежно від ситуації. Як і всі форми спілкування, метою інформативних повідомлень є сприяння розумінню, заохочення до дії, стимулювання мислення або просування ідей.

Оскільки інформативні повідомлення настільки поширені в діловому спілкуванні, є занадто багато прикладів і випадків використання, щоб згадати в цьому короткому модулі. Прості, інформативні повідомлення можуть бути використані, щоб повідомити співробітників про майбутнє обслуговування ІТ-системи, нову політику чистоти кімнати перерви або новий час зустрічі всіх рук. Вони можуть бути використані для оголошення значної перемоги компанії над конкурентом, затримки запуску нового продукту або створення нового підрозділу всередині компанії. У міру того, як тема стає все більш важливою і складною, інформативні повідомлення можуть просвітити співробітників про квартальні фінансові результати, придбання та плани оприлюднити компанію.

Інформативні повідомлення можуть приймати практично будь-яку форму електронного спілкування: ІМ, чати, електронні листи, презентації, замітки, блоги, подкасти, прес-релізи та звіти. Як було зазначено раніше в цьому модулі, ситуація під рукою буде диктувати, як створюється повідомлення і як воно відправляється. Незважаючи на різноманітність інформативних повідомлень і способи їх надсилання, існують деякі рекомендації, які стосуються всього ефективного ділового спілкування.

Дістаньтеся до основної ідеї якомога швидше.
Використовуйте привітання, щоб ідентифікувати аудиторію.
Будьте чіткими і лаконічними з поданням інформації.
Перевірте повідомлення на наявність граматичних помилок.
Включити заклик до дії.

Практика Питання

Що не так з цим інформативним повідомленням?

Кому: Усі працівники
З: HR
Тема: Пакети пільг готові забрати

Це той час року знову, щоб повторно зареєструватися на користь для здоров'я. Пакети на моєму столі і їх можна забрати в будь-який час. Будь ласка, зробіть це якомога швидше.

Дякую

Саллі Джонс
HR-спеціаліст

Тематична лінія слабка
Підпис поганий
Повідомлення має кілька граматичних помилок.

Відповідь: Повідомлення має кілька граматичних помилок.

Короткі інформаційні повідомлення

Короткі, інформативні повідомлення можуть приймати найрізноманітніші форми. Наприклад, швидке спілкування з товаришем по команді може використовувати технологію обміну миттєвими повідомленнями та забезпечити транспортний засіб для швидкого реагування. Ці повідомлення, як правило, більш розмовні за структурою і нагадують чат більше, ніж електронний лист або інший документ (рис. 1).

Малюнок 1. Бесіда в чаті між двома колегами, які обговорюють участь у майбутньому саміті.

Іншою формою короткого інформативного повідомлення може бути повідомлення Twitter або твіт. Твіти краще для спілкування з більшою аудиторією, можливо, зовнішніми, а також; насправді, одним з основних видів використання Twitter (компаніями) є реклама та просування своїх брендів. (Ми обговорили Twitter більш глибоко в Модулі 10: Соціальні медіа.)

Якщо ситуація вимагає більш формального підходу до вашого повідомлення, відправка електронного листа, як правило, більш доцільна. У цьому прикладі повідомлення направляється керівнику компанії від підлеглого.

Кому: Дейв Макканн

КУБ.СМ:

Тема: Зміна планів (замовник хоче зустрітися перед обідом завтра)

Від: Джон Паркс

Доброго ранку Дейв,

Наш контакт просто надіслав мені повідомлення з проханням, щоб ми зустрілися в їхньому фойє в 11:00 ранку замість зустрічі на обід в 12. Чи буде це працювати за вашим графіком?

Дякую,

Джон

Джон Паркс

Старший менеджер по роботі з клієнтами

Програмне забезпечення коду

Практика Питання

Ваша компанія щойно уклала великий контракт з корпорацією ABC після річної кампанії з продажу. Напишіть ефективну тему для цього інформативного електронного листа, щоб оголосити організацію про перемогу.

Напишіть свою відповідь есе тут:

Відповідь: Хоча існує багато варіантів, ваша відповідь повинна виглядати приблизно так: «Корпорація ABC - це клієнт!» ; «Великий виграш для продажів з ABC Corporation Contract»; «ABC Corporation підписує великий контракт!»

Довгі інформативні повідомлення

Хоча довгі інформативні повідомлення можуть доставлятися через різні носії, вони, як правило, вражають однакові удари незалежно від способу доставки. Як і у всіх ділових повідомленнях, важливо мати на увазі стислість. Хоча, безумовно, є більш складні повідомлення, які вимагають більш тривалих комунікацій, пам'ятайте, щоб залишатися зосередженими і надавати лише інформацію, яку потрібно вашій аудиторії.

Повідомлення

Цей приклад являє собою повідомлення електронної пошти, що надає команді продажів запропоновані словесні для масових повідомлень партнерам і роздрібним продавцям.

Кому: Rize Outreach команди

CC: Виконавча команда Rize

Тема: З Новим роком від Rize Fitness

Від: Регіна Блек

Привіт Команда,

Нижче наведено стандартні повідомлення для наших довгострокових партнерів та тренерів про нашу роботу в минулому році. Будь ласка, не соромтеся налаштувати це повідомлення на основі ваших знань про тренажерні зали в ваших регіонах. Будь ласка, дайте мені знати, якщо у вас є які-небудь питання або проблеми. Ось до чудового року!

Коли ми починаємо новий рік, я не можу не задуматися і визнати, що це захоплюючий час, щоб працювати у фітнесі.

Переглядаючи те, що ми досягли минулого року колективно у всіх наших тренажерних залах та тренажерних залах наших партнерів, ми з гордістю повідомляємо, що закінчили 2017 рік із рекордними показниками зарахування: 230 000 членів у 48 тренажерних залах протягом 2017 року! Ми на шляху до ще більш швидкого зростання в 2018 році, щонайменше три нові тренажерні зали відкриються наступного року.

Але членство та нові локації - лише частина історії. Зрештою, ці цифри мають сенс лише в тому випадку, якщо ми також покращуємо життя наших членів. У 2017 році ми побачили важливий прогрес у відчутному покращенні не лише фізичного здоров'я наших членів, але й покращення їхнього мислення щодо здорового способу життя, запровадивши наші нові заняття «Здорове життя, здоровий ти».

Оскільки 2018 рухається вперед, я вважаю, що важливо бути обдуманим щодо зобов'язань, які Rize робить перед вами, а також зміни, які існує Rize для своїх членів. Ми зобов'язуємося зробити фітнес досяжним і корисним для всіх людей, незалежно від їх конкретних цілей або потреб.

У 2018 році і далі Rize зростає таким чином, що розширює наш колективний вплив. Я запрошую вас прочитати мою недавню публікацію в блозі, в якій висвітлюються деякі наші останні висновки та історії успіху, які підтверджують, що ми на перспективному шляху.

Дякуємо, від імені повної команди Rize, за партнерство та підтримку. Я хотів би почути ваші думки та відгуки про публікацію в блозі, а також ваші власні роздуми про ваші цілі та виклики в нашій спільній роботі. Будь ласка, простягніть руку.

Кращий,

Регіна

Ситуаційний контекст повідомлення є ключем до його успіху. Деякі повідомлення будуть спрямовані на внутрішніх співробітників з конкретним закликом до дії використовувати текст, наданий для розширення маркетингових зусиль. Інші працюють як засіб спілкування з клієнтами та потенційними клієнтами, щоб спростувати очевидні негативні коментарі конкурентів. Інші можуть концептуально об'єднати цілий ряд продуктів та послуг для більшого розуміння цільової аудиторії. Треті доставлятимуть тривалі деталі функції продукту в випадковому, дружньому та невибагливому образі.

Способи доставки

Довгі інформативні повідомлення можуть використовувати кілька транспортних засобів зв'язку. Основні способи доставки, з якими ви зіткнетеся, є електронна пошта, блог, презентація та подкаст.

Електронні листи можна вважати «стандартним» способом доставки бізнес-повідомлень. Хоча вони можуть бути ефективними, якщо написані добре (врешті-решт, вони доставляються безпосередньо людині, яку ви сподіваєтесь, отримає повідомлення), вони також можуть виглядати м'якими, якщо вони не виконані правильно.
Блог можна використовувати для інформування, просування та побудови бренду. Він також може служити для персоналізації бренду, демонструючи перспективи тих, хто працює в компанії, або це може служити для побудови спільноти, просуваючи роботу сторонніх авторів.
Презентації - це чудовий спосіб донести велику кількість детальної інформації або використовувати графіку для передачі складних ідей певній аудиторії. Графіка може бути використана для інформування аудиторії про кілька пов'язаних ідей.
Подкасти можуть бути досить ефективними як інформативні повідомлення. Вони дають підприємствам можливість брати участь у більш випадковій розмові, але вони все ще можуть бути упаковані з дуже докладною функціональною інформацією про те, як продукти або програми працюють та обслуговують клієнтів.

Практика Питання

Уявіть, що ви працюєте в якості обслуговування клієнтів для великої організації. Клієнти почали повідомляти про подібні проблеми знову і знову через повідомлення голосової пошти. Вам слід:

Надсилайте електронну пошту всім клієнтам.
Опублікуйте блог у щотижневому інформаційному бюлетені компанії
Створіть подкаст на веб-сайті компанії, який вирішує проблему та розміщує рішення.

Відповідь: Створіть подкаст на веб-сайті компанії, який вирішує проблему та розміщує рішення.