9.7: Веб-спільний доступ

Що ви навчитеся робити: ефективно використовуйте інструменти веб-обміну в бізнес-контексті

Далі ми поговоримо про те, що робити, коли важливіше, щоб люди могли бачити екран вашого комп'ютера, ніж ваше обличчя. Сюди входить обмін відео, презентаціями та документами. Це потужна можливість, але також важливо бути обережним: ви не хочете випадково ділитися ні конфіденційними матеріалами, ні особистими повідомленнями.

Навчальні результати

• Поясніть, коли використовувати інструменти веб-спільного використання в бізнес-контексті
• Визначте стратегії ефективного використання веб-спільного використання в налаштуваннях один на один
• Визначте стратегії ефективного використання веб-спільного доступу в групових налаштуваннях
• Участь у зустрічі з компонентами спільного доступу до Інтернету

Використання веб-спільного використання в бізнесі

Спільний доступ до Інтернету або спільний доступ до екрана підходить, коли людям важливіше бачити документи, відео чи інші файли, ніж вони бачать обличчя або оточення один одного. Ось кілька конкретних прикладів:

• Надання презентацій PowerPoint або Prezi віддаленим колегам
• Спільний доступ до даних електронних таблиць
• Показ відео
• Редагування або розмітка документів або графіки

Зазвичай спільний доступ до екрана відбувається спільно з аудіодзвінком. У таких середовищах, як Google Hangouts або Amazon Chime, де легко перейти від відеоканалу до спільного використання екрана і де ви можете одночасно мати аудіо, відео та обмін екраном, але це вимагає певної практики.

Щоб поділитися своїм екраном і говорити про нього одночасно, ви можете встановити окремий номер дозвону для дзвінка та увійти в систему для спільного використання екрана на такому сайті, як Join.Me, WebEx або GoToMeeting. Ви також можете використовувати функцію аудіо, яка поставляється з цими сайтами; перевага робити це має єдиний логін. Однак потенційним недоліком є те, що сигнал VOIP може, в разі випадку, отримати розорений, якщо мережа Wi-Fi___33 перевантажена.

Практика Питання

Для якого з наведених нижче сценаріїв є веб-спільним/скріншінг найкращим варіантом?

• У вас є документ Word, який ви хочете допомогти редагувати
• Вам потрібно вести емоційно складну розмову з колегами
• Вам потрібно доставити презентацію PowerPoint людям, які перебувають у віддаленому місці

Відповідь

Вам потрібно доставити презентацію PowerPoint людям, які перебувають у віддаленому місці

Усунення несправностей

Усунення несправностей при виклику спільного доступу до Інтернету може включати будь-яку з проблем зі звуком, які ми вже обговорювали. Крім того, можуть бути корисні наступні рішення:

• Якщо хтось не завантажив додаток, але приєднується до зустрічі через веб-сайт хост-платформи, він повинен знати, що не всі сайти працюють з усіма браузерами, а деякі повністю функціонують лише з додатком.
• Якщо ви ведучий або хост, мати файли, про які ви будете говорити, готові прикріпити до електронного листа і відправити на всякий випадок, якщо ви не можете отримати веб-спільний доступ до роботи для одного або декількох людей.
  • Якщо це станеться, нагадайте їм, щоб вони залишалися на звуковій частині дзвінка.
  • Додайте номер слайда або номер сторінки до вашої мови навігації, оскільки вони будуть просувати самі слайди або сторінки.

Один на один веб-спільний доступ до дзвінків

Під час запланованого дзвінка з певним порядком денним ви заздалегідь будете знати, чи хочете ви поділитися своїм екраном зі своїм колегою, щоб ви могли підготуватися до нього, надіславши їм інформацію про підключення та переконавшись, що вони мають правильний додаток. Однак, як тільки вам і вашій команді зручно користуватися вашим додатком для спільного використання веб-сторінок, це досить легко поділитися своїм екраном, навіть під час дзвінків, коли ви не планували.

Під час спільного використання екрана є кілька порад щодо етикету, яких слід дотримуватися:

• Переконайтеся, що у вас відкритий правильний файл або сайт перед початком виклику. Неввічливо змусити товариша по команді чекати, поки ваш Excel або PowerPoint обертається.
• Закрийте всі непотрібні вкладки в браузері і приберіть в порядок робочий стіл. Пам'ятайте, що люди, які діляться вашим екраном, можуть бачити весь екран, включаючи цю чутливу електронну пошту - або той факт, що у вас відкриті вкладки Facebook та OkCupid, а зображення робочого столу - це ви в костюмі горили.

Основна проблема при спільному використанні екрана полягає в тому, що людина, з якою ви ділитеся, не може бачити ваші фізичні жести. Особисто ви просто вказуєте на речі на екрані, на яких ви хочете, щоб ваш колега зосередився. Коли ви обмінюєтеся екранами, ви повинні робити набагато більше розмов. Давайте розглянемо типовий слайд PowerPoint.

Коли ви говорите через цей дуже зайнятий слайд, вам дійсно потрібно розповісти навігацію слайда вголос. Ви можете пройти свого слухача через це так:

якщо ви ділитеся електронною таблицею...

Під час спільного використання електронної таблиці ви повинні бути впевнені, що виконайте такі дії:

• Витратьте деякий час перед викликом, щоб виділити ключові комірки кольором, щоб допомогти з навігацією. Таким чином, ви можете сказати такі речі, як: «Ми закінчили з жовтими рядками зараз, і якщо у кого немає питань, ми перейдемо до зелених рядків», або «Я можу надіслати вам повну електронну таблицю пізніше, але зараз важливо - це клітинки, окреслені червоним кольором».
• Обов'язково встановіть, що представляють собою рядки та стовпці, як у «Рядки - це тижні у фінансовому році. Рожеві колонки представляють продажі за категоріями в доларах. Сині стовпці відображають продажі за категоріями в одиницях. Колонка J - загальна кількість всіх категорій у доларах, а Колонка K - загальна кількість одиниць».
• Використовуйте цифри та літери для рядків та стовпців, щоб допомогти з навігацією.
• Під час дзвінка використовуйте функцію масштабування екрана до нуля на ділянках, які мають відношення до розмови.

якщо ви ділитеся документом Word...

Під час спільного використання документа Word слід обов'язково виконати наступні дії:

• Багато в чому це найскладніше, тому запитайте себе, чи справді виклик спільного використання екрана - це спосіб зробити це. Документи Word важкі, оскільки вони, як правило, просто текст без певних орієнтирів, які допомагають у навігації.
• Якщо вам абсолютно потрібно перейти до документа Word за допомогою спільного використання екрана, попередньо підготуйте документ із кольоровими заголовками або заголовками розділів, щоб полегшити навігацію.

Ці поради можуть здатися виснажливими або елементарними, але пам'ятайте, наскільки відволікаються люди можуть бути на віддалених зустрічах. Якщо хтось виходить навіть на хвилину, вони можуть серйозно загубитися і заплутатися про те, що ви обговорюєте. Таким чином, будь-які навігаційні покажчики, які ви можете використовувати, буде корисним для вас обох.

Практика Питання

Що з наведених нижче є важливою звичкою при проведенні людей через презентацію за допомогою веб-спільного використання?

• Включаючи веселу анімацію на кожному слайді
• Розміщення якомога більше інформації на кожному слайді, щоб ви могли показати менше слайдів
• Використання описової, спрямованої мови, яка допомагає людям стежити за тим, де ви знаходитесь на екрані.

Відповідь

Використання описової, спрямованої мови, яка допомагає людям стежити за тим, де ви знаходитесь на екрані.

Додаткові функції, які ви можете використовувати в додатках для спільного використання екрана, дійсно залежать від окремого додатка.

Більшість дозволяють перемикатися між екранами людей на дзвінок, так що якщо Lanie потрібно побачити екран Дейва протягом хвилини, а потім переключитися назад на її власний, всього пара кліків може зробити це станеться. У більш складних віртуальних середовищах, таких як Amazon Chime та Slack, можна розмітити або редагувати екран, який ви бачите, навіть якщо він не ваш власний. Для деяких з цих функцій може знадобитися сенсорний екран.

Груповий доступ до веб-викликів

Основна відмінність між один на один веб-обміну дзвінками та груповим веб-спільним доступом полягає в тому, що відволікання та неуважність збільшуються експоненціально з кожною людиною на дзвінку. У ситуації один на один, якщо людина, з якою ви розмовляєте, втрачається або потребує більшого пояснення, вони просто запитають. У груповій ситуації вони можуть бути занадто збентежені, або вони можуть запитати довго після того, як ви перейшли далі. Таким чином, важливо, щоб як ведучий ви робили наступне:

• Використовуйте мову навігації. Це стає ще важливішим з більшою кількістю відволікаючих чинників на дзвінок.
• Регулюйте свій темп, щоб не швидкість через вашу інформацію.
• Коротко зупиніться між слайдами, робочими аркушами, розділами або сторінками, щоб допомогти людям розпізнати, що ви рухаєтеся далі.

Якщо ви ділитеся слайдами PowerPoint, анімація може допомогти людям залишатися залученими. Це не означає, що у вас повинен бути текст або зображення, що потрапляють і танцюють на сторінці. Швидше за все, роблячи ваші кулі точки з'являтися по одному або мати шматок вашої кругової діаграми спалаху, коли ви починаєте говорити про це, може допомогти вашим слухачам знову займатися слайдами.

Більшість платформ веб-обміну мають функцію чату, яку ви можете використовувати. Якщо ви це зробите, добре встановити деякі основні правила щодо того, як учасники повинні взаємодіяти з чатом. Бесіда зазвичай відображається як бігова смуга уздовж бічної частини екрана, яка виглядає трохи як потік обміну миттєвими повідомленнями. Учасники можуть розміщувати там питання або коментарі. Подумайте про використання чату, якщо ви потрапили в будь-яку з цих ситуацій:

• Ви очікуєте багато питань, і ви хочете бути впевнені, щоб отримати через весь ваш контент. Якщо учасники публікують свої коментарі в чаті, а не запитують вголос, може допомогти ведучому виконати наступне:
  • Затримка відповіді на запитання, які ви знаєте, буде розглянуто пізніше в розмові.
  • Відсійте дублікати питань.
  • Таблиця поза темою питання, щоб ви могли обговорити їх з людиною в більш пізній час.
• У вас велика група на виклику, тому навіть одне питання на людину дійсно може зірвати ритм зустрічі.
• Можливо, ви захочете задати питання групи типу опитування. Наприклад, ви можете сказати: «Введіть в області чату кількість звітів про запобігання втратам, які ви подали до цього року». Знання відповіді на таке запитання може допомогти вам сформувати та визначити пріоритети решти зустрічі.

Пропустіть бесіду, якщо ви вважаєте, що вона може запросити небажані коментарі або бічні розмови, якщо група занадто мала, щоб її потребувати, або якщо метою зустрічі є однакове обговорення між усіма учасниками.

Практика Питання

Коли найкраще використовувати функцію чату на платформах веб-обміну?

• Людям потрібно місце, щоб висловити своє розчарування
• Ви хочете дати людям місце для розмов поза темою
• Ви хочете керувати потоком питань та коментарів

Відповідь

Ви хочете керувати потоком питань та коментарів

Веб-спільний доступ до наради

Під час зустрічі, де деякі люди разом перебувають у кімнаті, переглядають документи або презентацію, а інші — на спільному використанні програм, застосовуються стандартні вказівки щодо гібридних зустрічей.

Зокрема, оскільки люди в кімнаті не побачать віддалених учасників, поки ведучий ділиться своїм екраном, обов'язково призначте для них адвоката та вбудовуйте нагадування, щоб звернутися до них та включити їх у розмову. Іноді це можна зробити, коли хтось стежить за вторинним додатком, який діє як чат зворотного каналу.

Якщо головний доповідач або ведучий віддалений від групи, головним завданням є запобігання бічних розмов під час розмови цієї людини. Дійсно легко ігнорувати безтілесний голос на ораторі на користь живої людини поруч з вами.

Практика Питання

У гібридних зустрічах, де кілька людей разом особисто, і одна людина приєднується через веб-обмін, яка з них є найкращою практикою?

• Призначення адвоката, щоб людина веб-обміну не відчував себе забутим або ігнорованим
• Починаючи з кожної точки обговорення, маючи людина, яка є веб-обміну говорити першим
• Попросити людину, яка обмінюється веб-сайтом, надіслати свої запитання електронною поштою після зустрічі

Відповідь

Призначення адвоката, щоб людина веб-обміну не відчував себе забутим або ігнорованим