9.6: Відеоконференції

Що ви навчитеся робити: ефективно використовуйте інструменти відеоконференцій у бізнес-контексті

Багато з тих самих вказівок застосовуються до відеоконференцій, які ви використовували б для спілкування лише аудіо, але, звичайно, є додаткові питання, які слід врахувати. Мало того, що вам потрібно добре звучати, тепер ви також повинні добре виглядати.

Навчальні результати

• Визнайте сильні та слабкі сторони відео в діловому контексті
• Визначте стратегії підвищення розуміння та зменшення непорозуміння під час відеодзвінка один на один
• Визначте стратегії підвищення розуміння та зменшення непорозумінь у групових відеокомунікаціях
• Участь у зустрічі з компонентами обміну відео

Використання відео в бізнесі

Пам'ятайте, як в розділі по аудіозв'язку ви дізналися про те, що не вмієте бачити і читати міміку? Ну, на краще чи гірше, відеоконференції дозволяють робити саме це.

Якщо ви працюєте у великій корпорації з сайтами по всій країні або в світі, цілком ймовірно, що ви будете використовувати відеоконференції, особливо коли ви рухаєтеся вгору по сходах і мають колег, які знаходяться за сотні миль. Перше, про що потрібно подумати, це коли це робити, а потім ми перейдемо до того, як це зробити найбільш ефективно.

Зокрема, відеоконференції вигідні в наступних ситуаціях:

• Команда або комітет збирається вперше і не може зустрітися особисто. Ваші нові члени команди буде набагато легше запам'ятати і диференціювати, якщо ви зможете поставити обличчя до їхніх імен.
• Питання під рукою є емоційним або чутливим, наприклад, обговорення звільнень, обговорення відгуків співробітників, передачі та обговорення поганих новин, а також передачі та обговорення особливо хороших новин. Читання виразів один одного буде корисно для проходження через найскладніші частини або святкування щасливих.
• Є члени команди, які, як правило, домінують у розмові. Бачити обличчя інших людей може мати ефект тонізації цього члена команди вниз без лідера або господаря, щоб нічого сказати.
• Ваша команда, як правило, розмовляє один над одним на аудіодзвінки. Тому що під час відеодзвінка кожен може бачити обличчя один одного, легше читати сигнали, коли хтось не закінчив говорити або збирається почати. Це може звести до мінімуму перебої.
• Продукти, демонстрації або місця повинні бути показані, а відеофайли або фотографії недостатньо або недоступні.

Практика Питання

Кора - районний менеджер, чия компанія щойно підписалася на послугу відеодзвінків, і вона хоче спробувати це, але вона хоче переконатися, що вона використовує її належним чином. Для якої з цих майбутніх розмов відеодзвінки матимуть найбільше сенсу?

• Обмін квартальними даними про продажі, які виправдали очікування
• Інтерв'ю з кандидатом на менеджера, який зараз живе в трьох штатах
• Показ рекламного відео про нові весняні товари та про те, як їх продавати, а потім обговорювати його згодом

Відповідь

Інтерв'ю з кандидатом на менеджера, який зараз живе в трьох штатах

Існує не так багато конкретних причин, пов'язаних із вмістом або метою, щоб не використовувати відеоконференції, але пам'ятайте про ці дві речі:

• Чим складніша технологія, тим більша ймовірність того, що ви матимете нерівності вздовж дороги, щоб вона працювала, принаймні спочатку.
• Якщо це зустріч у часових поясах, деякі люди можуть бути в піжамі або вдома. Залежно від команди, це може бути добре, але візьміть це до уваги.

Використання правильного пристрою

Існує два основних види пристроїв для відеодзвінка:

• Смартфон або планшет
• Ноутбук або стаціонарний комп'ютер

Причина, по якій ми розглянемо їх окремо, полягає в тому, що спосіб їх використання, як правило, досить специфічний, і проблеми, з якими ви можете зіткнутися, різні.

Смартфони та планшети

Здійснюючи відеодзвінок один на один, у вас може виникнути спокуса використовувати свій телефон або планшет, оскільки це те, що ви використовуєте для відеодзвінків у своєму особистому житті. Це добре в деяких ситуаціях; насправді телефон або планшет може бути дійсно зручним, якщо ви хочете показати щось інше, ніж просто власне обличчя. Наприклад, використання цих пристроїв може полегшити вам показ комусь простору, в якому ви перебуваєте, або для вас, щоб показати і продемонструвати продукти. Однак ці пристрої мають деякі недоліки, про які ви хочете знати:

• Якщо ви пересуваєтеся занадто багато або занадто швидко з пристроєм у руці, екран глядача хитається і рухається, і це насправді може змусити людей рухатися хворими.
• Екрани та діапазони камер відносно невеликі, тому вам потрібно буде знати про те, як ви показуєте речі колезі по дзвінку.

Телефонні програми для відеочату включають Facetime (який є стандартним для iPhone), Google Hangouts та Google Duo, Facebook Messenger, Skype та Signal Private Messenger.

Ноутбуки та настільні комп'ютери

Ноутбук або настільний комп'ютер живе на столі, тому він відмінно підходить для відеочату, коли головне - бачити обличчя один одного. Ви також можете переміщати елементи, які потрібно показати перед камерою, а не переміщати камеру до об'єктів або місць. Це забезпечує більш гладкий, менш хворий досвід для вашого глядача.

Поговоримо про те, як підготуватися і провести відеодзвінок.

По-перше, ви захочете підготувати себе і свій простір.

• Цифрові камери високої чіткості жорстоко чіткі та деталізовані, тому знайдіть хвилинку, щоб переконатися, що у вас немає шпинату в зубах або вітряного волосся, які можуть відвернути людину, з якою ви розмовляєте, і змусити вас почувати себе нерозумно, коли ви виявите його пізніше.
• Якщо у вашому просторі є вікно, розташуйте себе так, щоб у вас не було вікна на спині. Якщо зовні яскраво, ваше обличчя буде темним, і все, що ваш глядач побачить, - це ореол світла навколо вас. Якщо є можливість, закрийте жалюзі або штори і покладайтеся на штучне світло для дзвінка. Це не так приємно для вас, але ваше зображення буде чіткіше на екрані.
• Будьте в курсі того, що стоїть за вами. Добре підійде порожня біла стіна або картотека. Полиця з вашим недоїденим бутербродом або тими звітами, на яких ви відстаєте, не так вже й велика.
• Якщо у вашому офісі є вікно в передпокій зовні, подумайте, чи є у вас колеги, яким буде весело робити обличчя за спиною. Якщо ви це зробите, влаштуйте себе і свій комп'ютер, щоб уникнути цього вікна.

Усунення несправностей пристрою

Тепер подумаємо про технологію. Переконайтеся, що мікрофон і динаміки увімкнені та ввімкнені, як і при аудіовиклику. Крім того, переконайтеся, що програма, яку ви використовуєте, має доступ до камери вашого пристрою.

• Зазвичай, якщо ви завантажуєте сторонній додаток, наприклад Skype, він попросить доступ до вашої камери під час процесу встановлення.
• Якщо ви перебуваєте на телефоні або планшеті, вам може знадобитися зайти в меню «Налаштування», щоб дозволити програмі доступ до камери.

Відеодзвінки один на один

Оскільки для більшості людей відеодзвінки є менш поширеними та менш зручними, ви хочете підготуватися навіть до чатів один на один ретельніше, ніж телефонний дзвінок. Перед кожним один на один слід зробити наступне:

• Повідомте людину, яку програму або платформу ви будете використовувати, і дайте їм інформацію для входу, якщо це необхідно. Винятком може бути, якщо у вас є віртуальне офісне середовище, як-от Chime або Hangouts, де часто зустрічаються відеочати.
• Переконайтеся, що у вас обох є сильний сигнал Wi-Fi, особливо якщо ви використовуєте телефон або планшет. Відео по стільниковій мережі з'їдає ваші дані, як голодний алігатор. Відео-чат можливий через стільникову мережу, але він сприйнятливий до більшої кількості проблем, таких як скинуті дзвінки та різке відео.
• Якщо ви використовуєте такий додаток, як Facetime, пам'ятайте, що він може бути недоступний у всіх місцях по всьому світу. Швидкий пошук Google допоможе визначити, чи можливий міжнародний відеодзвінок за допомогою певного додатка.
• Якщо безпека важлива, наприклад, якщо ви показуєте прототипи або обговорюєте надзвичайно чутливі проблеми, перевірте безпеку вашої програми чату. Signal Private Messenger повністю зашифрований, а додатки Google використовують протоколи безпеки Google. Однак, якщо ви використовуєте незашифровану програму та/або незахищену мережу WiFi, пам'ятайте, що ви можете бути схильні до цифрового прослуховування.

Проведення дзвінка

Що стосується змісту, відеодзвінок повинен виконувати П'ять кроків так само, як аудіодзвінок. Крім того, запитайте людину, з якою ви розмовляєте, «Чи можете ви мене чітко бачити?» Якщо відповідь «ні», спробуйте деякі виправлення неполадок.

• Переконайтеся, що камера увімкнена та розкрита.
  • На вашому ноутбуці поруч з камерою буде світло, який включається при включенні камери.
  • Переконайтеся, що кришка ноутбука не блокує камеру.
  • Деякі люди кладуть стрічку або аркуш паперу над об'єктивом камери, щоб запобігти небажаному шпигунству. Поки журі не розглядає питання про те, чи потрібно це звичайній людині, якщо ви це зробили, не забудьте видалити стрічку або папір перед вашим дзвінком.
• Переконайтеся, що мікрофон і динаміки увімкнені, як обговорювалося в «Аудіовиклики один на один».

Після того, як дзвінок підключений, є кілька рекомендацій, які слід пам'ятати, щоб зробити вашу розмову максимально ефективною та приємною.

Подивіться на свою камеру

Дійсно важливе, про що слід знати, це те, що камера знаходиться не посередині екрана, а вгорі. Якщо ви дивитеся на екран під час розмови, людина, з якою ви розмовляєте, бачить ваші опущені очі, що нівелює переваги можливості читати міміку.

На малюнку 1 людина на верхньому квадраті дивиться прямо в свою камеру, тому людина, з якою він розмовляє, може побачити повний спектр вираження мовця. Людина на нижньому квадраті, з іншого боку, не дає глядачеві повної користі свого погляду.

Якщо у вас виникли проблеми з перенаправленням погляду, поставте липку записку у верхній частині екрана прямо біля об'єктива камери та напишіть LOOK HERE.

Малюнок 1. Зверніть увагу на те, де ви шукаєте!

Якщо ви використовуєте зовнішню камеру, прикріплену до комп'ютера, можливо, вам доведеться сфокусувати погляд ще далі від екрану, на якому з'являється ваш колега. Для цього потрібно трохи практики і коригування.

Уникайте переміщення камери

Багато рухів, навіть якщо ви використовуєте стаціонарний комп'ютер - може бути запаморочливим для людини, з якою ви спілкуєтеся, тому постарайтеся залишатися відносно нерухомим.

Підтримка належної відстані від камери також важливо. Занадто близько - це загальний крок бабусі, або у випадку з малюнком 2 - сімейний.

Малюнок 2. Переміщення камери може раптово зробити ваш відеодзвінок неприємним досвідом.

Поговоріть про відволікання

Як і при аудіодзвінку, важливо бути під напругою та вільним від відволікаючих чинників. Вимкніть або відкладіть що-небудь інше у вашому просторі, що може призвести до блукання вашої уваги. Сядьте прямо протягом усього дзвінка, і пам'ятайте, що вся справа в тому, щоб бачити своє обличчя, тому посміхайтеся, коли це доречно.

Переконайтеся, що ваше відео чітке

Як видно з цих скріншотів, платформи відеочату, в тому числі і на смартфоні, мають невеликі вікна, де ви можете бачити себе, дивлячись на глядача. Це чудово підходить для того, щоб переконатися, що ви добре освітлені і на розумній відстані від камери. Однак будьте обережні, потрапляючи у свій власний образ і приділяйте більше уваги тому, як ви виглядаєте, ніж те, що ви говорите.

Практика Питання

Іноді спілкування за допомогою технологій вимагає від нас робити речі, які відчувають себе неприродними або незручними для нас, щоб ефективно спілкуватися з колегами та мінімізувати непорозуміння. Що з них просто незручно і насправді НЕ служить меті?

• Якщо ви використовуєте зовнішню веб-камеру, ви заглядаєте в неї під час розмови і уникаєте перегляду екрану комп'ютера
• Ви зберігаєте свій вираз обличчя відносно нейтральним протягом усього дзвінка, щоб не злякати людину, з якою розмовляєте
• Ви тримаєте своє тіло досить нерухомим, щоб ви не змушували людину, з якою ви розмовляєте, запаморочилася або бачиш вас у режимі «бабуся-камера»

Відповідь

Ви зберігаєте свій вираз обличчя відносно нейтральним протягом усього дзвінка, щоб не злякати людину, з якою розмовляєте

Групові відеодзвінки

Для групових відеоконференцій почніть з тих самих основних рекомендацій, що і для чатів один на один з точки зору як вашої підготовки, так і вашої технології. Однак групові дзвінки виглядають інакше. Як зазначалося раніше, в груповій відеоконференції можна побачити обличчя всіх людей в чаті.

Малюнок 1. Групова відеоконференція.

Як видно на малюнку 1, всі знаходяться під дещо різним кутом з різним освітленням і віддаленістю від камери. Це досить стандартно в відеочатах.

Іноді учасники представлені ще фотографіями. Це часто відбувається тому, що вони не мають необхідної пропускної здатності або не знаходяться у відповідному місці для відеочату. Однак, коли вони налаштували свій логін для програми, яку вони використовують, вони знайшли час, щоб завантажити фотографію, щоб діяти як заповнювач.

Однією з технічних проблем, яку слід зазначити, є те, що іноді голос і зображення не синхронізуються все так добре. Коли це відбувається, найкориснішим рішенням є терпіння:

• Зачекайте, поки ви не переконаєтеся, що людина, яка говорить, закінчиться, перш ніж почати говорити.
• Дивитися обличчя, щоб перевірити, чи хтось інший виглядає так, як вони збираються говорити.
• Якщо все стає хаотичним, зверніть увагу на керівника чату або ведучого. В ідеалі вони будуть використовувати як свій голос, так і відповідні жести, щоб привести в порядок зворотний дзвінок.
• Якщо ви керівник виклику, не бійтеся використовувати сигнал руки - наприклад, підняту руку, щоб сигналізувати про зупинку - якщо все виходить з-під контролю.
• Якщо у вас особливо велика група, ви можете попросити людей підняти руки, коли вони хочуть говорити, так само, як і в класі. Це означає, однак, що ви, як хост/лідер, повинні бути в пошуку піднятих рук.

Практика Питання

Що може бути хорошим способом впоратися з розмовою, якщо у вас є особливо велика або балакуча група під час відеодзвінка?

• Заявляючи, що керівники несуть відповідальність за передачу всіх питань своїх підлеглих до групи
• Включення в запрошення на нараду, що окремі особи будуть обмежуватися розмовою з кроком у дві хвилини
• Попросити людей підняти руки таким чином, що видно на камері, а потім ви покликнете їх говорити.

Відповідь

Попросити людей підняти руки таким чином, що видно на камері, а потім ви покликнете їх говорити.

Відео-зустрічі

Як і у випадку з аудіо, ви можете опинитися на зустрічах, де деякі люди разом перебувають у кімнаті, а інші приєднуються через відеочат. Як правило, це виглядає приблизно так, як зустріч на малюнку 1:

Малюнок 1. Гібридна зустріч.

У сучасних залах для відеоконференцій є камери, які можуть стежити і зосереджуватися на тому, хто розмовляє, що чудово підходить для підтримки потоку, хоча ці камери, як відомо, зупиняються на лікті або ноутбуці, а не на обличчі. Відеоконференц-зали, подібні до наведеного вище, мають одну або кілька фіксованих камер, які розташовані під кутом, щоб захопити весь стіл. Це створює деяку відстань порівняно з груповими чатами, де кожен має власну камеру ноутбука. Однак це також дає краще відчуття енергії у всій кімнаті, що може бути корисним для тих, хто приєднується віддалено.

У випадку, якщо у вас є лише одна людина, яка приєднується до відеочату та/або вона приєднується на ноутбуці, а не на великому екрані конференції, ви можете призначити адвоката, як обговорюється в Аудіо Зустрічі, щоб переконатися, що ця людина не забута і що вона має можливість повноцінно взяти участь у зустрічі.

Практика Питання

Наомі та її управлінська команда візьмуть участь у зустрічі з іншою командою через відеоконференцію. Вона орендувала місцеве приміщення для зустрічей зі стаціонарною відеокамерою та столом для конференцій. Вона хоче тренувати свою команду на кращих практиках для участі у зустрічі. Яке з них найголовніше для неї покрити?

• Всі рекомендації щодо відеочатів один на один плюс думка про те, що люди знаходяться далі від камери в груповій ситуації, тому важче читати міміку і бачити, коли люди готуються говорити
• Всі подробиці про те, як працює технологія, щоб члени її команди могли усунути неполадки плюс нагадування про збереження питань та відповідей на кінець дзвінка
• Всі п'ять етапів телефонного дзвінка плюс ретельний огляд її порядку денного і нагадування одягатися красиво

Відповідь

Всі рекомендації щодо відеочатів один на один плюс думка про те, що люди знаходяться далі від камери в груповій ситуації, тому важче читати міміку і бачити, коли люди готуються говорити