8.5: Створення презентації для зустрічі

Що ви навчитеся робити: Створіть презентацію, призначену для ділової зустрічі

Інструменти, якими б витонченими не були, є просто інструментами. Перехід від правильних інструментів до гарної презентації передбачає перспективу та планування. Для перспективи ми підходимо до концепції хорошої презентації з двох позицій: визначення ключових особливостей хорошої презентації та типових помилок, які сприяють невдачі презентації. Ми також обговоримо, що бере участь у процесі планування, включаючи три найважливіші питання, на які потрібно відповісти перед розробкою контенту. Нарешті, ми вивчимо класичну структуру історії та застосуємо цю структуру до сценарію бізнес-презентації.

Результати навчання

• Визначте ключові риси хорошої презентації
• Визначте мету, аудиторію та повідомлення вашої презентації
• Обговоріть поширені помилки в презентаціях
• Створіть презентацію, призначену для ділової зустрічі

Частини гарної презентації

Подібно до зворотного інжинірингу продукту, ми можемо переганяти ключові особливості гарної презентації, переглянувши оцінки презентацій. Див. Таблицю 1 для зразка класифікації презентацій класів рубрики.

На макрорівні ключовими елементами гарної презентації є зміст, організація та доставка. Існують як сутність, так і стильові аспекти змісту. Елементи речовини включають оригінальність і значимість вашої ідеї, якість ваших досліджень і аналізу, ясність і потенційний вплив ваших рекомендацій. Стильові аспекти вмісту включають впевненість та довіру, обидва вони мають значний вплив на те, як ви та ваше повідомлення отримуєте.

Хороша організація починається з сильного відкриття і продовжується логічно і добре підтримується протягом всієї презентації, що призводить до закриття, яке служить вирішенням проблеми або резюме ситуації, яку ви представили. Аудиторія відчуває хорошу організацію як відчуття потоку - неминуче рух вперед до задоволення близькості. Цей імпульс вперед також вимагає від аудиторії певного рівня технічної та інформаційно-управлінської компетенції. До останнього моменту хороша презентація вимагає від ведучого вкласти думки в інформаційний дизайн, від структури і змісту слайдів до переходів між окремими точками, слайдами і темами.

Доставка тягне за собою цілий ряд факторів від мови тіла та вибору слова до різноманітності вокалу. У цій категорії ваша аудиторія реагує на вашу особистість і професіоналізм. З точки зору, однією з трьох оціночних категорій на офіційній формі оцінки спікерів тамади є «Як я бачив тебе;» в дужках: «підхід, позиція, особиста зовнішність, міміка, жести та погіршення манери». Хороший ведучий має пристрасть до теми та здатність передати та, можливо, викликати цю емоцію у аудиторії. Залучення аудиторії - через зоровий контакт, вираз обличчя, можливо, використання жестів або руху - також сприяє ефективній презентації. Однак до точки в оцінці тамади, жести, рух інші манери можуть відволікати (див. Модуль 7: Публічні виступи для докладніше про це). Що працює: природний (не постановочний) рух, який підсилює комунікацію вашої ідеї.

Малюнок 1. Принцип WIFM.

Маючи на увазі ці ключові особливості та критерії оцінки презентації, давайте додамо відмову від відповідальності. Реальність така, що ваші функції не матимуть значення, якщо ви не надасте одну істотну перевагу: актуальність.

Чи думаєте ви в Toastmasters timology—» Що в ньому для мене? (WIIFM)» з точки зору аудиторії - або поставте себе на позицію аудиторії і запитайте «Так що? », - це питання, на яке потрібно відповісти рано. Ми розглянемо це докладніше в наступному розділі, коли ми обговорюємо планування презентацій.

Практика Питання

Ключовими елементами гарної презентації є:

• Сильне відкриття та сильне закриття
• Впевненість і авторитет
• Зміст, організація та доставка

Відповідь

Зміст, організація та доставка

Про що моя презентація?

Можливо, буде корисно думати про вашу презентацію як про наявність трьох ключових рухомих частин або перемикання передач: мета, аудиторія та повідомлення. Давайте пройдемо процес презентації-розробки на цьому рівні планування.

Призначення

Як правило, першим кроком у розробці презентації є визначення вашої мети. Мета - це багатошаровий термін, але в даному контексті він просто означає об'єктивний або передбачуваний результат. І чому це? Щоб риффувати на класичну цитату Йогі Берра, якщо ви не знаєте, куди ви йдете, ви можете бути десь в іншому місці. Тобто, не витрачайте час вашої аудиторії (або свій власний).

Ваша мета визначить як ваш зміст, так і підхід і запропонує додаткові інструменти, матеріали для аудиторії та планування кімнати. Можливо, ваша мета вже визначена для вас: можливо, ваш менеджер попросив вас дослідити три можливі сайти для нового магазину. У цьому випадку, ймовірно, є встановлені критерії оцінки та формат для подання цієї інформації. Вуаля! Ваш зміст і підхід визначено. Якщо у вас немає певної мети, подумайте, чи є ваша мета інформувати, навчати чи надихати курс дій. Зазначте цю мету в загальному сенсі, включаючи те, яку дію ви хочете, щоб ваша аудиторія зробила на основі вашої презентації. Після того, як ви це намалювали, розгляньте свою аудиторію.

Аудиторія

Другий крок у процесі розробки презентації — дослідження аудиторії. Хто є членами вашої аудиторії? Чому вони відвідують цю конференцію, зустріч чи презентацію? Цей крок схожий на демографічні та психографічні дослідження, які маркетологи проводять перед створенням продукту чи послуги, і є настільки ж критичним. Ключові фактори, які слід враховувати, включають віковий діапазон вашої аудиторії, рівень освіти, галузь/роль, предметні знання тощо Ці фактори мають значення з двох причин: ви повинні знати, що вони знають і що їм потрібно знати.

Розуміння вашої аудиторії дозволить вам сформулювати, що може бути найважливішим аспектом вашої презентації: «WIIFM», або що в ній для них. Профілювання аудиторії також дозволяє адаптувати ваше повідомлення так, щоб воно було ефективним для цієї конкретної аудиторії. Тобто представити свою ідею (пропозицію, тематику, рекомендації) глибиною та відповідним чином (мова, термінологія, інструменти). Не чекайте, що ваша аудиторія зустрінеться з вами там, де ви знаходитесь; зустріньте їх там, де вони є, а потім візьміть їх туди, куди ви хочете піти разом.

Повертаючись до згаданого раніше прикладу аналізу сайту, знання вашої аудиторії також означає зрозуміти, що керівництво очікує від вас. Ви працюєте в ролі аналітика - проводите дослідження та представляєте «просто факти» - для підтримки управлінського рішення? Або ви очікуєте зробити конкретну рекомендацію? Будьте обережні з динамікою влади і не переступите свою роль. У будь-якому випадку, будьте готові зайняти позицію і відстояти свою позицію. Ви ніколи не знаєте, коли рутинна стійка та доставка може стати можливістю, що визначає кар'єру.

Повідомлення

Третій крок - відточування вашого повідомлення. У «Секреті великих публічних виступів TED» куратор конференції TED Кріс Андерсон зазначає, що немає «єдиної формули» для переконливого виступу, але є один спільний знаменник: чудові оратори будують ідею у свідомості своєї аудиторії. Візьмемо, наприклад, ідею Чімаманди Адічі, яку Андерсон узагальнює як «люди - це більше, ніж єдина ідентичність». ^[1] Як висловлює це Адічі: «Проблема зі стереотипами [однієї історії чи ідентичності] полягає не в тому, що вони неправдиві, а в тому, що вони неповні». ^[2] Або ідея сера Кена Робінсона про те, що творчість є важливим будівельним елементом для навчання. Як він висловлює ідею: «Моє твердження полягає в тому, що творчість зараз настільки ж важлива в освіті, як і грамотність, і ми повинні ставитися до неї з таким же статусом». ^[3] Ідеї мають значення, тому що вони здатні змінити наше сприйняття, наші дії та наш світ. Як каже Андерсон: «Ідеї є найпотужнішою силою, що формує людську культуру». ^[4]

Тож якщо ідеї настільки потужні, більше, тим краще, чи не так? Можливо, жменька або дюжина пекаря? Неправильно. Як знає будь-який досвідчений продавець, ви не заходите на зустріч з потенційним клієнтом і запускаєте огляд кожного елемента в продуктовій або сервісній лінії вашої компанії. Це те, що відомо як «кидати спагетті на стіну, щоб побачити, що палички». І це підхід, який змусить вас носити спагетті - і, можливо, пил від одного з взуття вашого клієнта на задній стороні, а також. Члени аудиторії очікують, що ви зробили домашнє завдання, знаєте їх і їх біль, і що у вас є що запропонувати: свіжий погляд, інноваційний підхід або ключове розуміння, яке змінить речі на краще. Як каже Кріс Андерсон: «виберіть одну ідею і зробіть її наскрізною лінією, що проходить через всю вашу розмову». ^[5] Одне повідомлення, втілене яскраво і актуально до життя.

Отже, тепер, коли ви маєте макро уявлення про процес розробки презентації, давайте розглянемо, що може, і що часто робить - піти не так, щоб ми могли уникнути поширених помилок.

Практика Питання

Першим кроком у розробці презентації є виявлення:

• Тема та назва вашої презентації
• Очікуваний результат вашої презентації
• Кого варто запросити на презентацію

Відповідь

Очікуваний результат вашої презентації

Погані презентації

Для багатьох, перспектива розвитку та доставки бізнес-презентації ставки прямо там зі смертю та податками. Цікаво, що та сама суміш страху та ненависті часто відчувається і членами аудиторії. Але це не повинно бути таким. Здатність створювати переконливу історію - це навик, такий же старий, як людський рід, а потреба спілкуватися настільки ж первісна і потенційно потужна.

Малюнок 1. Ехнатон як сфінкс, і спочатку був знайдений в місті Амарна.

Протягом мільйонів років до винаходу сучасних технологій люди використовували доступні інструменти, щоб увічнити традиції та культуру та документувати - і часто переписати історію. Зробіть кілька пошуків в Інтернеті та пориньте в єгипетські гробниці; печери Шове; або Ель Кастільо, храм Кукулькан. Те, що ви відчуваєте, - це подвиг як артистизму, так і спілкування. Хоча ми не знаємо повного значення цих ранніх різьблення та конструкцій, немає сумнівів, що ці ранні люди захопили свій світогляд таким чином, який все ще глибоко резонансний. Хоча інструменти змінилися, виклики комунікації - і можливість - залишаються незмінними: повідомляти цікаву та надихаючу точку зору.

Незалежно від того, чи хочете ви змінити світ, побудувати свій бренд або побудувати мільярдний бізнес, ефективні навички презентації є важливими. Цитуючи легендарного інвестора, філантропа та голови та генерального директора Berkshire Hathaway Уоррена Баффета: «Якщо ви не можете спілкуватися та говорити з іншими людьми та пережити свої ідеї, ви відмовляєтесь від свого потенціалу». ^[6] Як і слід було очікувати від людини, Баффет кількісно оцінив свою точку зору в розмовах про студентські кампуси та професійні організації. Виступаючи у своїй альма-матер у 2009 році, Уоррен Баффетт сказав студентам Колумбійської бізнес-школи, що він вважає, що навчання ефективним навичкам спілкування може призвести до 50 відсотків вищих прибутків за життя.

Враховуючи нашу яскраву традицію розповіді та стільки на кону, чому все ще так багато поганих презентацій? Чи не думаєте ви, що сучасні комунікаційні технології - враховуючи досягнення лише в графіці та комунікаційному програмному забезпеченні! —призведе до більш переконливих презентацій? Цікаво, що проблема полягає в якійсь мірі технології. За підрахунками, 30 мільйонів презентацій PowerPoint створюються щодня, і (здавалося б) більшість доповідачів вибирають макети та шаблони за замовчуванням. Проблема в тому, що ми підключені до історії, а не кулі точок. Пов'язаний збій - це використання нами доступних технологій.

Сет Годін має чудовий - і повчальний - рант щодо цих моментів: Дійсно поганий PowerPoint (і як цього уникнути), звинувачуючи майстрів Microsoft, шаблони, вбудовані кліпарти та ледачі ведучі за неефективні презентації. У відповідь на питання щодо «смерті PowerPoint» в мережі TechTarget, Маргарет Рауз надала таке визначення: «явище, спричинене поганим використанням програмного забезпечення для презентацій», визначивши основних учасників цієї умови як «заплутану графіку, слайди із занадто великою кількістю тексту та ведучих, які ідея гарної презентації - прочитати 40 слайдів вголос». ^[7]

Отже, як ми можемо уникнути «смерті від PowerPoint» - або будь-яким програмним забезпеченням для презентацій, яке ми використовуємо? Загальним знаменником помилок подання є те, що вони представляють собою провал спілкування. Цей збій можна віднести до двох помилок: занадто багато або занадто мало. Помилка занадто багато, як правило, є результатом спроби використовувати слайди як телесуфлер або заміну доповіді, або, здавалося б, забити аудиторію в підпорядкування. Звичайно, це, як правило, має альтернативний ефект, а саме спонукання членів аудиторії вийти або налаштуватися, звертаючи свою увагу замість того, щоб каракулі або їх пристрій вибору.

Те, що погані презентації мають занадто мало емоцій. Експерт з презентацій та автор класичної презентації Дзен (та 4 пов'язаних книг) Гар Рейнольдс фіксує суть проблеми: «хороша презентація - це поєднання логіки, даних, емоцій та натхнення. Зазвичай ми в порядку з логікою та частиною даних, але не вдається емоційного та натхненного кінця». ^[8] Існує також гібрид занадто мало - занадто багато помилки, де занадто мало речовини та/або немає чутливості дизайну - у свідомості ведучого - компенсується переходами та спецефектами. Прислухайтеся до порад Сета Годіна: «Ні розчиняє, не крутиться або інші переходи. Жодного». ^[9]

Правило 10/20/30, як правило, приписується венчурному капіталісту Гаю Кавасакі, є хорошим орієнтиром, який допоможе вам досягти «справедливого» балансу у ваших презентаціях. Орієнтований на підприємців, які пітчингують свій бізнес, його поради - це дисципліна, яка покращила б якість - і ефективність більшості презентацій. Коротше кажучи, 10/20/30 перекладається максимум на 10 слайдів, максимум 20 хвилин і мінімум 30 балів шрифту. ^[10]

Малюнок 2. Ваша презентація повинна мати не більше 10 слайдів, займати не більше 20 хвилин і використовувати шрифт не менше 30 балів.

Хоча це правило є гарною відправною точкою, воно не скасовує аналізу вашої аудиторії або розуміння вашої мети. Іноді вам може знадобитися більше слайдів або мати більш залучену мету - наприклад, навчання людей новому програмному забезпеченню або представлення результатів дослідження, для вирішення якої потрібно більше 30 хвилин. У такому випадку йдіть з тим, що потрібно вашій аудиторії і що зробить вашу презентацію найбільш ефективною. Концепція правила 10/20/30 - щоб зробити нове навчання легким для вашої аудиторії, щоб прийняти, обробити та пам'ятати - все одно повинна бути вашим керівництвом, навіть якщо ви не дотримуєтесь цього правила точно.

як уникнути смерті за допомогою powerpoint

Щоб дізнатися більше про те, як уникнути смерті PowerPoint, дивіться шведський експерт з презентацій та Як уникнути смерті Автор PowerPoint Девід Філліпс TED Talk на цю тему:

https://youtu.be/Iwpi1Lm6dFo

Практика Питання

Щоб збалансувати читабельність та обробку інформації, правило форматування 10/20/30 рекомендує:

• 10 балів розмір шрифту
• 20 балів розмір шрифту
• 30 балів розмір шрифту

Відповідь

30 балів розмір шрифту

Створення презентації для зустрічі

З точки зору технічних інструментів, планування комунікацій та інформаційного дизайну, давайте візьмемо це навчання на тест-драйв.

Те, що вважається ефективною (тобто переконливою) структурою презентації, не змінилося принципово протягом століть. У своєму аналізі драматичної структури в поетиці Аристотель визначив п'єсу, що має три частини: початок, середину і кінець. Історія починається з «ускладнення» (завдання), закінчується «розгадкою» (вирішенням), і слідує логічній послідовності подій від початку до кінця. Голлівудські сценаристи використовують однакову структуру і динаміку. Сценарист, продюсер і автор Сід Філд, якого CNN назвав «гуру всіх сценаристів», переклав цю просту триступеневу структуру в численні книги та робочі зошити, включаючи бестселери Сценарій: Основи сценариста та Робоча книга сценариста.

У діловому контексті хороша презентація - це ефективна презентація. Тобто хороша презентація досягає свого передбачуваного результату. Зрозуміло, що для досягнення конкретного результату або мети потрібно знати, що це таке. Отже, перед створенням драми (словом або слайдом) потрібно відточити три речі:

• Мета вашої презентації
• Ваша аудиторія
• Ваше (одне) повідомлення

Щоб отримати огляд цих елементів, зверніться до розділу «Що таке моя презентація».

Як тільки ви зрозумієте ці моменти, давайте продовжимо.

Для побудови нашої презентації ми будемо використовувати інтерпретацію експерта з презентацій Ненсі Дуарте класичної структури історії з 3 частин, проілюстрованої на малюнку 1. Щоб отримати додатковий погляд на цю структуру, перегляньте її TED Talk «Таємна структура великих переговорів» або прочитайте її статтю Harvard Business Review «Структуруйте свою презентацію як історію».

Малюнок 1. Переконлива структура історії (Дуарте, «Структуруй свою презентацію як історію», 2012).

Початок

Розповідь починається з «Що є» —поточний стан. Опишіть цей базовий стан таким чином, який можна впізнавати аудиторії. Це дозволяє вам і аудиторії синхронізуватися. І з цим базовим рівнем згоди ваша аудиторія буде більш сприйнятливою до запропонованих змін.

Другий крок - ввести «Що може бути». Розрив між тим, що є і що може бути додає напруженості та драматизму вашій історії і багато в чому визначає значимість вашої презентації. Якщо немає конфлікту, немає запропонованих змін, який сенс презентації?

Скажімо, ви аналітик команди розробки нових продуктів роздрібного продавця, відомого ексклюзивними, трендовими «домашніми» фірмовими продуктами. Репутація і дохід Вашої компанії залежать від послідовного впровадження нових споживчих товарів. Маркетинг та дистрибуція є ключовими сильними сторонами, але продуктивність нового продукту вимкнена, дохід нижче очікувань, а ціна акцій компанії нещодавно знизилася на 30 відсотків. У вашій компанії R&D (дослідження та розробки) - це суворо інсайдерська гра; будь-які ідеї чи інновації, які не були розроблені в будинку, блокуються. Проблема полягає в тому, що ви не можете впроваджувати інновації досить швидко - або з достатньою точністю ринкового попиту - щоб відповідати очікуванням фінансових та фондових ринків. Ви та інші аналітики вашої команди відстежували інноваційні тенденції та успіхи, і ви думаєте, що відповідь відкриває науково-дослідні роботи для зовнішніх ідей та інновацій. Ось як ви можете викласти свою презентацію:

• Що таке: Ми пропустили наші квартальні показники прибутку, значною мірою через невиконання наших цілей успіху інновацій протягом останніх шести місяців.
• Що може бути: Початкові дані свідчать про те, що ми могли б повернутися на шлях, змінивши нашу модель R & D для включення зовнішніх інновацій.

Середина

Основна частина вашої презентації розвиває контраст між тим, що є і що може бути, щоб налаштувати запропоноване вами вирішення конфлікту або виклику. Мета також полягає в тому, щоб встановити обґрунтованість ваших аргументів, тому запропонований вами заклик до дії сприймається як логічне, в ідеалі неминуче, завершення конфлікту.

• Що таке: В даний час ми несемо повну вартість і ризик розробки нових продуктів, а наш рівень успіху інновацій - відсоток нових продуктів, які відповідають фінансовим цілям - на 25 відсотків нижче цільового.
• Що може бути: пошук перспективних інновацій з-за меж компанії може зменшити витрати та ризики на НДДКР, а також збільшити рівень успішності інновацій.
• Що таке: Наш процес досліджень та розробок триває так довго, що ми втрачаємо тенденції та втрачаємо репутацію провідного на ринку бренду.
• Що може бути: Ми могли б ліцензувати або придбати перспективні інновації за частку вартості, необхідної для їх розробки з нуля, і використовувати наші маркетингові та дистрибуційні сильні сторони, щоб претендувати на полицю та частку ринку.
• Що таке: Наші показники нижче плану та новий продуктовий конвеєр коштують нам політичного капіталу з виконавчим керівництвом, і ми ризикуємо втратити бюджет та/або звільнення.
• Що може бути: Прийняття відкритої інноваційної культури дозволило б нам створити партнерські відносини, які використовують наші сильні сторони та стимулюють дохід, повертаючи цінність у компанії.

Кінець

Щоб створити потужний близький, прислухайтеся до порад Дуарте і уникайте списку завдань з точки кулі. Ваша мета тут полягає в тому, щоб досягти вирішення конфлікту, введеного на початку, видати заклик до дії, який надихає вашу аудиторію підтримати ваше бачення того, що може бути, держава Дуарте називає «новим блаженством».

Заклик до дії

Щоб відновити наше становище джерела доходу та вартості бренду, нам потрібно почати працювати над створенням культури та мереж, які підтримують відкриті інновації та прискорюють розробку нових продуктів, незалежно від джерела ідеї.

Нове блаженство

Наша здатність керувати цінністю забезпечує нашу позицію та репутацію в компанії та на ринку, а також окупається вартістю акцій співробітників та розподілом прибутку.

Нове блаженство формулює запропонований - і бажаний майбутній стан - включаючи WIFM, що в ньому для мене, що спонукає вашу аудиторію купувати та працювати над підтримкою необхідних змін.

Практика Питання

Який з перерахованих нижче є найкращим керівництвом для вашої презентації?

• Список пунктів дії.
• Діаграма, що ілюструє ефективність розробки нового продукту щодо плану.
• Зображення, що ілюструє відкриті інновації.

Відповідь

Діаграма, що ілюструє ефективність розробки нового продукту щодо плану.

1. Андерсон, Кріс. «Секрет великих публічних виступів TED». TED, березень 2016 року. ⁄2
2. Адічі, Чимаманда Нгозі. «Небезпека однієї історії». ТЕД, липень 2009 р. ⁄2
3. Робінсон, Кен. «Чи вбивають школи творчість? » ТЕД, лютий 2006 р. ⁄2
4. Андерсон, ТЕД
5. Андерсон, ТЕД
6. Галло, Кармін. «Як Уоррен Баффет і Джоел Остін перемогли свій жахливий страх перед публічними виступами», Forbes. 16 травня 2013 року. ⁄2
7. Роуз, Маргарет. «Що таке смерть від PowerPoint? "Мережа TechTarget. ⁄2
8. Рейнольдс, Гарр. «10 порад щодо вдосконалення ваших презентацій сьогодні», Презентація Дзен. Лис 2014 р. ⁄2
9. Годін, Сет. Виправте ваш дійсно поганий PowerPoint. Електронна книга, sethgodin.com, 2001. ⁄2
10. Кавасакі, Гай. Правило 10/20/30 PowerPoint. Грудень 2005 року. ⁄2