8.3: Використання Microsoft PowerPoint

Що ви навчитеся робити: Створіть презентацію за допомогою Microsoft PowerPoint

PowerPoint є одним з декількох додатків в лінійці продуктів Microsoft Office, включаючи корпоративні скоби Outlook (електронна пошта і календар), Excel (електронна таблиця) і Word (обробка текстів).

З часткою ринку приблизно 95 відсотків, PowerPoint вважається галузевим стандартом як для бізнесу, так і для освіти. PowerPoint підтримує понад 100 мов і може використовуватися як на пристроях Android, так і на Mac. У всьому світі існує понад 1 мільярд інсталяцій PowerPoint, щодня створюється 30 мільйонів презентацій. Подібно до Kleenex для тканини, торгова марка PowerPoint стала загальним посиланням для всього програмного забезпечення для презентацій, і загалом погане використання цієї технології породило фразу «смерть PowerPoint», сценарій, який ви навчитеся уникати в наступних розділах. У цьому розділі ми зупинимося на основах створення презентації, включаючи те, як створити та зберегти презентацію, як змінити макети та шаблони, як додавати текст, зображення та відео та керувати слайдами та об'єктами всередині слайда.

Малюнок 1. Статистика використання PowerPoint

Як і слід було очікувати, функціональне розташування і логіка PowerPoint подібна до інших програм Microsoft Office, зокрема Word і Excel. Спосіб доступу до PowerPoint дещо залежить від версії, як випуску (рік), так і від того, чи використовуєте ви інстальований пакет або веб-додаток. Знімки екрана та інструкції в цьому розділі взяті з веб-версії PowerPoint (наразі PowerPoint 2016), програми, що міститься в Microsoft Office 365. Microsoft Office 365 є безкоштовним для студентів і викладачів. Переваги використання веб-версії включають безкоштовний доступ до найновіших повнофункціональних версій Word, Excel, PowerPoint (та інших програм) та автоматизоване збереження файлів. Єдина вимога для безкоштовного доступу до освіти - це дійсна адреса електронної пошти школи (тоб.edu). Ось посилання на веб-сторінку Get Started.

Навчальні результати

• Створення та збереження нової презентації
• Додавання, видалення та переміщення слайдів
• Вставити текстові поля
• Змінити тему презентації
• Додавання зображень і кліпу
• Додавання відео
• Впорядкувати об'єкти

Нові презентації

На домашній сторінці Microsoft Office 365 ви побачите набір програм, а також усі нещодавно переглянуті документи. Щоб відкрити PowerPoint, натисніть на значок PowerPoint. Стиль піктограм PowerPoint залежить від вашої операційної системи (ПК або Mac) та версії вашого програмного забезпечення, але це завжди червоно-помаранчевий P, іноді супроводжується графікою діаграми, як ви можете бачити в обведеному колі на малюнку 1.

Малюнок 1. Доступ до PowerPoint в Office 365.

Коли ви відкриєте PowerPoint, програма перенесе вас до галереї презентацій (див. Рис. 2), де ви можете вибрати або відкрити нову порожню презентацію, або запустити презентацію за допомогою шаблону. Щоб почати з прислів'я порожньої сторінки, без попередньо встановленої графіки, фону або тексту, клацніть (або двічі клацніть, залежно від версії) Нова порожня презентація. Вам буде представлений новий порожній слайд заголовка презентації, що містить два текстові поля для заголовка та субтитрів. Це заповнювачі, які можна використовувати, видаляти або просто ігнорувати.

Малюнок 2. Галерея шаблонів.

Якщо ви хочете використовувати макет за замовчуванням, клацніть там, де написано Натисніть, щоб додати заголовок і введіть текст. Зверніть увагу, що при натисканні на текстове поле текст підказки зникає і замінюється миготливим курсором. Щоб завершити запис, просто натисніть за межами поля. Натискання клавіші enter або return після введення тексту буде діяти як повернення і перемістити курсор на наступний рядок. Якщо ви натиснули кнопку return і не хочете мати назву двох рядків, просто натисніть стрілку Скасувати на вкладці Файл у верхньому лівому куті екрана (або якщо ви використовуєте Windows, натисніть Ctrl+Z на клавіатурі; якщо ви використовуєте Mac, натисніть Cmnd + Z). Щоб продовжити додавання або редагування тексту, клацніть текст або в іншому текстовому полі і продовжуйте.

Малюнок 3. Ваша нова презентація.

Заповнювачі поля та підказки не відображаються в режимі слайд-шоу або презентації, тому вам не обов'язково видаляти ті, які ви не використовуєте. Якщо ж ви вважаєте їх відволікаючими, клацніть на межі заповнювача і натисніть клавіші delete або backspace на клавіатурі.

Як уже згадувалося вище, веб-версія PowerPoint автоматично збереже ваш файл, призначивши назву презентації за замовчуванням. Якщо у вас є кілька презентацій, він збереже наступні файли як Presentation1, Presentation2 тощо Щоб (повторно) назвати вашу презентацію, натисніть назву за замовчуванням, введіть бажану назву та натисніть клавішу Enter.

Малюнок 4.

Збереження документів під час роботи в автономному режимі

Якщо ви не працюєте з PowerPoint Online, вам потрібно буде зберегти презентацію вручну: перейдіть на вкладку «Файл».

Малюнок 5.

Потім натисніть Зберегти або Зберегти як в меню в лівій частині екрана. Примітка: ви також можете використовувати загальні поєднання клавіш Ctrl+S (Windows) або Cmnd+ S (Mac).

Малюнок 6.

Щоб зберегти презентацію на робочому столі, виберіть «Цей ПК», виберіть «Мій робочий стіл» та розпишіть презентацію, наприклад, «Тенденції роздрібної торгівлі до банку». На цьому етапі ви також виберете формат, який ви хочете зберегти вашу презентацію у форматі «Зберегти як». Якщо ви будете ділитися своєю презентацією з іншими студентами або колегами, які використовують старішу версію PowerPoint, виберіть PowerPoint 97-2003 як тип зі спадного списку. В іншому випадку перейдіть з опцією за замовчуванням.

Практика Питання

Щоб зберегти нову презентацію Microsoft PowerPoint в Інтернеті:

• Натисніть, щоб відредагувати презентацію та перейменувати
• Виберіть «Файл» > «Зберегти» та назвіть презентацію
• Виберіть Ctrl+S (ПК) або Command+S (Mac)

Відповідь

Натисніть, щоб відредагувати презентацію та перейменувати

Тепер, коли ви створили презентацію, давайте почнемо додавати до неї! Якщо ви закрили презентацію після збереження, її можна знову відкрити, запустивши PowerPoint і вибравши презентацію (наприклад, «Тенденції роздрібної торгівлі до банку»), перелічену в розділі «Останні».

Додавання слайдів

Ви можете додати слайд на вкладці «Головна», «Вставка» або «Мініатюра».

На вкладці «Домашня сторінка»

Малюнок 1. Вкладка «Головна».

1. Натисніть Новий слайд (або Дублювати слайд, щоб скопіювати поточний макет слайда)
2. Якщо ви натиснули Новий слайд, виберіть макет, який найкраще відповідає вашому змісту
3. Натисніть клавішу Enter

З вкладки «Вставка»

1. Натисніть на Новий слайд
2. Оберіть макет
3. Натисніть клавішу Enter

З панелі мініатюр

Ви також можете додавати слайди з панелі мініатюр, лівого стовпця екрана, коли ви перебуваєте в режимі перегляду за замовчуванням або слайдів.

1. Виберіть (виділіть) слайд, за яким потрібно слідувати новий слайд
2. Клацніть правою кнопкою по слайду
3. Виберіть «Новий слайд» для макета слайдів за замовчуванням або Дублювати слайд, щоб скопіювати макет слайдів та вміст.

АБО, щоб використовувати ярлик для дублювання макета слайдів (не вмісту)

1. Виберіть (виділіть) слайд, за яким потрібно слідувати новий слайд
2. Натисніть Ctrl+M (ПК) або Cmnd + M (Mac)

Зверніть увагу, що ваш вибір макета не є остаточним, тому не переосмислюйте рішення. Якщо ви просто намагаєтеся опустити свої думки на слайдах, виберіть Дублювати слайд і налаштуйте пізніше.

Видалення слайда

Як і у більшості операцій, існує кілька способів видалення слайда:

• Виділіть слайд на панелі мініатюр і натисніть «Видалити»
• Виділіть слайд на панелі мініатюр і натисніть значок видалення (вкладка «Головна»)
• Виділіть слайд на панелі мініатюр, клацніть правою кнопкою миші та виберіть Видалити слайд

Організація слайдів

Щоб перемістити слайд, просто перетягніть кадр мініатюри.

Практика Питання

Організатор зустрічі надсилає вам електронний лист із проханням відредагувати вашу презентацію до 15 хвилин, щоб прийняти «падіння» візиту від вашого Президента. Щоб видалити один або кілька слайдів:

• На вкладці «Огляд» натисніть на мініатюру слайда та виберіть Видалити
• На вкладці Головна натисніть на мініатюру слайда і виберіть Видалити
• Натисніть на мініатюру слайда і виберіть Ctrl+D (PC) або Command+D (Mac)

Відповідь

На вкладці Головна натисніть на мініатюру слайда і виберіть Видалити

Вставка текстових полів

Існує кілька способів вставити текст у слайди. Одним із способів введення тексту, як обговорювалося раніше, є клацання всередині поля заповнювача та введення тексту. Однак ви можете додати текст на порожній слайд або в місці, де немає заповнювача. Для цього виберіть вкладку «Вставка» на стрічці та виберіть «Текстове поле».

Текстове поле буде вставлено у ваш слайд з клацанням миші, щоб вставити текстове повідомлення, подібне до поля Заголовок і Субтитри, які обговорювалися раніше. Текстове поле буде розгорнуто відповідно до тексту. Якщо ви вирішили змінити положення текстового поля, ви можете клацнути і перемістити текстове поле/текст навколо слайда. Якщо ви хочете змінити ширину текстового поля, клацніть на куті і перетягніть його за бажанням. Кругова піктограма у верхній частині текстового поля активує параметри малювання та форматування та дозволяє обертати текстове поле.

Зміна теми на презентації

Теми є одним з варіантів форматування в PowerPoint. Тема являє собою дизайн слайдів, який містить попередньо встановлені кольори, шрифти, форматування і/або зображення. Щоб переглянути параметри форматування, натисніть на вкладку оформлення та прокрутіть доступні теми.

Натискання на мініатюру теми застосовує форматування до ваших слайдів, щоб ви могли оцінити потенційну відповідність. Друга група варіантів на стрічці надає колірні варіації цього дизайну. Третім варіантом, ексклюзивним для онлайн-версії PowerPoint, є Design Ideas, що надає додаткові варіації; ця функція все ще розробляється. Щоб повернутися до початкового формату, натисніть «Скасувати».

Одне застереження: враховуючи обмежену кількість шаблонів і кількість людей, які використовують PowerPoint, використання стандартного шаблону не робить нічого, щоб розрізнити вас або ваше повідомлення. Замість вибору стандартного шаблону використовуйте продумані зображення та додаткові шрифти, щоб додати ефект дизайну.

Практика Питання

Ви пообіцяли створити власну презентацію, не використовуючи жодної з макетів слайдів за замовчуванням. Щоб додати текст у область, де немає попередньо відформатованого текстового поля:

• На вкладці «Дизайн» виберіть «Вставка» > «Текст»
• На вкладці «Вставка» виберіть поле «Текст»
• Двічі клацніть і введіть текст

Відповідь

На вкладці «Вставка» виберіть поле «Текст»

Практика Питання

Ви хочете експериментувати з різними кольорами, компонуванням, варіантами шрифтів, але кількість можливих комбінацій переважна. Ви вирішили прокрутити параметри теми, щоб побачити, як вони працюють з вашим матеріалом. Щоб зробити це:

• Виберіть «Формат» > «Тема» та виберіть тему
• На вкладці «Дизайн» виберіть тему та натисніть на неї застосувати
• Виберіть «Файл» > «Відкрити» та виберіть тему

Відповідь

На вкладці «Дизайн» виберіть тему та натисніть на неї застосувати

Додавання зображень і кліпу

Додавання мистецтва, зображень та фотографій - це спосіб як персоналізувати слайди, так і посилити ваше повідомлення.

Додавання візуальних елементів до слайдів здійснюється на вкладці «Вставка». Зображення також можуть бути вставлені безпосередньо з нового слайда за допомогою піктограм додавання зображень, онлайн-зображень або онлайн-відео, вбудованих в нові макети слайдів.

Додавання картинок з комп'ютера

1. Виберіть вкладку «Вставка»
2. Натисніть на картинку
3. Виберіть потрібне зображення
4. Натисніть Відкрити, щоб вставити

Опція Додати зображення з Інтернету дозволяє дві можливостіb: пошук через Bing і завантаження зображень з OneDrive (продукт хмарного зберігання Microsoft). Звичайно, ви також можете здійснити пошук зображень за допомогою Google Images або бажаної пошукової системи, завантажувати зображення на робочий стіл та завантажувати їх у свою презентацію, використовуючи наведені вище кроки. Не відкладайте початкові зображення Bing, які подаються. Фільтри Bing дозволяють шукати за розміром (маленький, середній, великий, дуже великий), типу (все, фотографія, кліп арт, малюнок ліній і прозорий), кольором (всі, кольорові, B & W і 12 основних кольорів) і ліцензії (всі або Creative Commons тільки).

Додавання картинок з інтернету

1. Виберіть вкладку «Вставка»
2. Натисніть на Інтернет-фотографії
3. Введіть пошуковий термін (и)
4. Уточніть пошук зображень за допомогою фільтрів розміру, типу, кольору та ліцензій Bing
5. Виберіть зображення
6. Натисніть «Вставити», щоб вставити в слайд
7. Використовуйте кутове зображення «ручки» (маленькі ящики) за розміром

Практика Питання

Ви хочете включити потужне зображення, щоб збалансувати текст і дані в презентації. Нещодавно ви зробили фотографію, яка була б ідеальною. Щоб вставити свою фотографію:

• Виберіть «Перегляд» > «Фотографії» > «Клацніть, щоб вибрати», а потім
• Знайдіть зображення на комп'ютері та перетягніть його на слайд
• Виберіть «Вставка» > «Зображення» > «Натисніть, щоб вибрати», і натисніть кнопку «Відкрити»,

Відповідь

Виберіть «Вставка» > «Зображення» > «Натисніть, щоб вибрати», і натисніть кнопку «Відкрити»,

Додавання відео

Додавання відео дозволяє включити в презентацію як рух, так і звук, і це може перетворити на енергію аудиторії! Як і у випадку з іншими візуальними елементами, відео - це команда вкладки «Вставити».

Команда add video запускає пошук відео YouTube. Щоб переглянути деталі відео, наведіть курсор на відео. Щоб переглянути відео після вбудовування, перейдіть на вкладку «Перегляд», виберіть «Поточний слайд» і натисніть «Відтворити».

Щоб додати відео

1. Виберіть вкладку «Вставка»
2. Натисніть на онлайн-відео
3. Введіть пошукові терміни
4. Виберіть потрібне відео
5. Натисніть Відкрити, щоб вставити

Практика Питання

Ви створюєте презентацію класу щодо стратегій створення нотаток і хочете включити відео YouTube, яке навчило вас, як і чому - використовувати нотатки Корнелла. Щоб додати його до презентації:

• На YouTube виберіть «Поділитися» та виберіть значок Microsoft PowerPoint
• Виберіть «Вставити, онлайн-відео» > «Пошук на Youtube» > «Вибрати відео» > «Вставити
• На Youtube виберіть Поділитися, скопіюйте та вставте URL-адресу на свій слайд

Відповідь

Виберіть «Вставити, онлайн-відео» > «Пошук на Youtube» > «Вибрати відео» > «Вставити

Впорядкувати об'єкти

Можуть бути випадки, коли інтервал між рядками за замовчуванням не працює або ви намагаєтеся створити слайд, який включає кілька блоків тексту та/або зображень. Ось де функція PowerPoint організувати вступає в гру. Arrange дозволяє впорядкувати (шар) об'єкти, приводячи окремі елементи вперед або відправляючи їх назад. Це також дозволяє перевертати об'єкти. Знімок екрана наведено на малюнку 4.

Практика Питання

Ви будуєте шаруватий слайд, з повнорозмірним зображенням і текстовим полем. Спочатку ви створили текст, і тепер він затемнений зображенням. Щоб перенести текст вперед, вам слід скористатися наступними командами:

• На вкладці «Переходи» виберіть «Упорядкувати» > «Відправити назад»
• На вкладці «Дизайн» виберіть «Формат фону» > «Встановити фон»
• На вкладці «Домашня сторінка» виберіть «Упорядкувати» > «Надіслати назад»

Відповідь

На вкладці «Домашня сторінка» виберіть «Упорядкувати» > «Надіслати назад»